Q&A

Legal design

Pytanie: Czym jest legal design i dlaczego jest ważny dla biznesu?

Odpowiedź: Legal design to nowatorskie podejście łączące prawo z designem i technologią, aby tworzyć przejrzyste i zrozumiałe dokumenty oraz procedury prawne.

W praktyce oznacza to, że skomplikowany prawniczy żargon tłumaczony jest na prosty język, często wspierany grafikami czy ikonami, co ułatwia zrozumienie umów i regulaminów nawet osobom bez prawniczego wykształcenia​. Dla przedsiębiorcy legal design przekłada się na mniejsze ryzyko błędnej interpretacji kontraktu i sprawniejszą komunikację z klientami – jasno zaprojektowane dokumenty budują zaufanie i przyspieszają współpracę, bo każdy wie, na jakich warunkach działa.

Pytanie: Jakie są przykłady zastosowania legal design w dokumentach prawnych?

Odpowiedź: Legal design najczęściej kojarzy się z przyjaźnie sformatowanymi umowami – np. kontraktami zawierającymi piktogramy lub infografiki objaśniające kluczowe postanowienia.

Przykładem może być umowa najmu przedstawiająca prawa i obowiązki stron w formie czytelnej tabeli albo regulamin usługi internetowej z ikonami obok każdego działu. Ważne, że język takich dokumentów jest maksymalnie prosty i klarowny, bez zbędnego żargonu​. Takie rozwiązania przełamują bariery w zrozumieniu prawa – klient czy kontrahent od razu pojmuje, jakie ma obowiązki i uprawnienia, co zmniejsza liczbę pytań i sporów​ lexperts.pl. Lexperts jako jedna z niewielu kancelarii w Polsce stosuje legal design na co dzień, dzięki czemu dokumenty opracowane dla klientów są nie tylko zgodne z prawem, ale też przyjazne w odbiorze.

Prawo IT

Pytanie: Czego dotyczy prawo IT i jakie sprawy obejmuje?

Odpowiedź: Prawo IT to dziedzina prawna obsługująca biznesy z sektora technologii i internetu.

Obejmuje m.in. przygotowywanie i analizę umów IT (np. umów wdrożeniowych oprogramowania, licencyjnych, serwisowych), tworzenie regulaminów serwisów internetowych i aplikacji mobilnych, kwestie własności intelektualnej do oprogramowania, a także ochronę danych osobowych (RODO) i prawa konsumentów w e-commerce​. Przykładowo, kancelaria może pomóc napisać regulamin sklepu internetowego, tak aby był zgodny z prawem i wolny od klauzul niedozwolonych​. W zakresie prawa IT mieszczą się również zagadnienia takie jak bezpieczeństwo danych w sieci, zwalczanie cyberprzestępczości czy zgodność usług online z polskimi i unijnymi regulacjami.

Pytanie: Czy moja firma potrzebuje prawnika specjalizującego się w prawie IT?

Odpowiedź: Jeżeli prowadzisz biznes oparty o technologie, usługi online lub po prostu posiadasz stronę WWW – warto rozważyć wsparcie prawnika od prawa IT.

Specjalista zadba o to, by Twoje umowy, polityki prywatności i regulaminy były zgodne z aktualnymi przepisami oraz zabezpieczały interesy firmy​. W dynamicznie zmieniającym się środowisku technologicznym łatwo przeoczyć nowe obowiązki (np. związane z RODO, cyfrowymi usługami lub prawami konsumenta online). Dzięki stałej obsłudze prawnej IT zyskasz pewność, że wszystkie wdrożenia – od sklepu internetowego po aplikację mobilną – spełniają wymogi prawne, co chroni przed sankcjami (np. karami za naruszenie ochrony danych) i buduje profesjonalny wizerunek firmy. Lexperts pełni często rolę zewnętrznego działu prawnego dla firm IT, wspierając je na bieżąco we wszystkich tych kwestiach​.

Pytanie: Na co zwrócić uwagę przy zawieraniu umowy IT (np. z programistą lub dostawcą software)?

Odpowiedź: Umowy w branży IT muszą precyzyjnie regulować kilka kluczowych obszarów.

Po pierwsze, prawa autorskie do oprogramowania – warto jasno ustalić, kto będzie właścicielem kodu lub produktu i na jakich zasadach druga strona może go używać.

Po drugie, zakres obowiązków i odpowiedzialność: umowa powinna wskazywać, jaki rezultat ma zostać osiągnięty (np. dostarczenie działającej aplikacji), terminy, wynagrodzenie oraz co dzieje się w razie wad lub opóźnień.

Ważne są także postanowienia o poufności (chroniące tajemnice firmy) i o danych osobowych, jeśli w ramach współpracy następuje dostęp do takich danych. Wreszcie, dobrze zdefiniowane warunki rozwiązania umowy i ewentualnych kar umownych zabezpieczą Cię na wypadek sporu. Ponieważ te kwestie bywają zawiłe, wsparcie prawnika IT przy negocjacjach i tworzeniu umowy pozwoli wychwycić wszelkie ryzyka – eksperci Lexperts często analizują projekty umów IT i wskazują klientom potencjalne zagrożenia jeszcze przed podpisaniem kontraktu​. To zapobiega kosztownym błędom i nieporozumieniom w przyszłości.

Compliance i sygnaliści

Pytanie: Co to jest compliance i czemu służy w firmie?

Odpowiedź: Compliance oznacza zgodność działania firmy z prawem, regulacjami i standardami etycznymi obowiązującymi w jej otoczeniu​.

Mówiąc prościej, jest to zbiór wewnętrznych procedur, polityk i zasad postępowania, które mają zagwarantować, że przedsiębiorstwo i jego pracownicy przestrzegają przepisów (od prawa pracy, przez podatki, po specyficzne regulacje branżowe) oraz przyjętych norm etycznych. Dobrze wdrożony system compliance chroni firmę przed naruszeniem prawa – minimalizuje ryzyko prawne, finansowe i reputacyjne (np. kary, pozwy, utratę dobrej reputacji) poprzez wczesne wykrywanie i korygowanie nieprawidłowości​. W praktyce compliance to m.in. szkolenia dla pracowników, regularne audyty wewnętrzne, wyznaczenie osoby nadzorującej zgodność (Compliance Officer) oraz kanały zgłaszania nieprawidłowości. W obecnych czasach rosnącej liczby regulacji przewaga konkurencyjna należy do firm, które potrafią skutecznie zarządzać ryzykiem zgodności – zdobywają one zaufanie klientów i partnerów biznesowych, budując reputację rzetelnych i odpowiedzialnych​.

Pytanie: Czy moja firma musi mieć procedury dla sygnalistów?

Odpowiedź: Aktualnie w Polsce wprowadzane są przepisy zobowiązujące średnie i duże firmy do posiadania wewnętrznych procedur dla sygnalistów.

Sygnaliści to osoby zgłaszające nieprawidłowości. Zgodnie z nową ustawą o ochronie sygnalistów (wdrażającą prawo UE) każda firma zatrudniająca co najmniej 50 pracowników będzie musiała ustanowić kanał wewnętrzny do zgłaszania naruszeń. Musi też stworzyć procedurę regulującą przyjmowanie i weryfikację takich zgłoszeń​. Jeśli Twoja firma osiąga ten próg zatrudnienia będzie to konieczne. Będziesz prawnie zobowiązany do wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości (np. anonimowej skrzynki na zgłoszenia, wyznaczenia osoby lub podmiotu przyjmującego zgłoszenia itp.).

Firmy poniżej 50 pracowników formalnie nie podlegają temu obowiązkowi, ale warto rozważyć wprowadzenie uproszczonego mechanizmu – kultura organizacyjna sprzyjająca otwartemu zgłaszaniu problemów może uchronić biznes przed poważnymi konsekwencjami (np. ukrytą fraudem czy naruszeniem, które wyszłoby na jaw zbyt późno). Niezależnie od wielkości firmy, jeśli już istnieje kanał dla sygnalistów, należy pamiętać o obowiązku ochrony zgłaszających – prawo zakazuje jakichkolwiek działań odwetowych wobec osoby zgłaszającej w dobrej wierze nieprawidłowość​. Oznacza to m.in. zakaz zwolnienia, degradacji czy nękania sygnalisty za to, że zgłosił problem – takie zachowanie firmy grozi surowymi sankcjami.

Pytanie: Jakie korzyści daje wdrożenie programu compliance i systemu dla sygnalistów?

Odpowiedź: Choć compliance i procedury zgłaszania naruszeń bywają postrzegane jako dodatkowy obowiązek, w praktyce przynoszą firmie wiele wymiernych korzyści.

Przede wszystkim, zmniejszają ryzyko kar i strat – firma na bieżąco monitoruje swoją działalność pod kątem zgodności z prawem, więc rzadziej dochodzi do naruszeń skutkujących sankcjami (np. kar administracyjnych za złamanie przepisów). Po drugie, dobre praktyki compliance budują zaufanie u kontrahentów, inwestorów i klientów – podmiot działający przejrzyście i etycznie jest postrzegany jako bardziej wiarygodny​. Trzecia kwestia to ochrona kadry zarządzającej – posiadanie procedur i dowodów ich stosowania może stanowić okoliczność łagodzącą odpowiedzialność członków zarządu w razie wystąpienia nieprawidłowości (“dochowaliśmy należytej staranności, mieliśmy system kontroli”). Wreszcie, system dla sygnalistów pozwala wcześnie wykryć potencjalne problemy (np. nadużycia finansowe, mobbing, łamanie przepisów BHP) i podjąć działania naprawcze, zanim przerodzą się one w poważny kryzys. Z tych powodów compliance to nie tylko „koszt”, ale inwestycja w stabilność i reputację przedsiębiorstwa – Lexperts doradza klientom przy wdrażaniu takich programów, dostosowując je do specyfiki branży, dzięki czemu stają się one realnym narzędziem zarządczym, a nie martwym dokumentem.

Prawo chemiczne

Pytanie: Kogo dotyczą obowiązki z zakresu prawa chemicznego?

Odpowiedź: Prawo chemiczne dotyczy każdej firmy, która produkuje, importuje lub dystrybuuje substancje chemiczne bądź mieszaniny.

Mogą to być producenci surowców chemicznych, importerzy komponentów z zagranicy, dystrybutorzy odczynników, a nawet przedsiębiorstwa wykorzystujące chemikalia w procesie produkcji (np. w branży kosmetycznej czy motoryzacyjnej) echa.europa.eu. W Unii Europejskiej zasadą jest, że to przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo wprowadzanych chemikaliów. Kluczowe akty prawne to m.in. rozporządzenie REACH (wymagające rejestracji większości substancji chemicznych w odpowiedniej bazie oraz oceny ryzyka związanego z ich używaniem) oraz rozporządzenie CLP (nakładające obowiązek klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji zgodnie z ich właściwościami niebezpiecznymi)​ echa.europa.eu.

W praktyce większość firm w UE ma pewne obowiązki chemiczne, choćby tak podstawowe jak zapewnienie właściwych kart charakterystyki dla stosowanych substancji czy przestrzeganie limitów stężeń w produktach. Jeśli Twoja działalność nawet pośrednio styka się z chemią (np. sprowadzasz gotowe preparaty zza granicy), warto sprawdzić, jakie wymogi prawa chemicznego mogą Cię dotyczyć, bo niedopatrzenie w tym zakresie może skutkować brakiem możliwości legalnej sprzedaży produktu.

Pytanie: Jakie konkretnie obowiązki ma przedsiębiorca w ramach prawa chemicznego?

Odpowiedź: Obowiązków jest sporo i zależą od roli firmy (inny zakres dotyczy producenta, inny importera, a inny dystrybutora).

Do najważniejszych należą: rejestracja substancji w EUCHA – przed wprowadzeniem do obrotu niektórych substancji firma musi dokonać ich rejestracji, dostarczając dokumentację dot. bezpieczeństwa; prowadzenie kart charakterystyki (SDS) – dla wszystkich niebezpiecznych mieszanin trzeba opracować karty charakterystyki i przekazywać je odbiorcom; oznakowanie produktów – chemikalia muszą być oznaczone zgodnie z zasadami CLP (piktogramy zagrożeń, hasła ostrzegawcze, wskazówki bezpieczeństwa w języku kraju sprzedaży); niekiedy także uzyskanie zezwoleń lub notyfikacja – np. jeśli substancja jest sklasyfikowana jako szczególnie niebezpieczna (SVHC), może wymagać zezwolenia na użycie.

Ponadto firmy muszą monitorować zmiany przepisów – prawo chemiczne dynamicznie się zmienia, np. co kilka miesięcy aktualizowana jest lista substancji ograniczanych lub zakazanych. Kancelaria Lexperts lexperts.pl dzięki dużemu doświadczeniu w branży chemicznej wspiera klientów w spełnieniu tych wymogów – pomagamy m.in. uzyskać wymagane pozwolenia środowiskowe czy sektorowe, przygotować lub zweryfikować karty charakterystyki oraz zapewnić zgodność etykiet z przepisami​. W praktyce przejmujemy ciężar śledzenia nowych regulacji, dzięki czemu przedsiębiorca może skoncentrować się na biznesie, mając pewność, że kwestie formalne są dopilnowane.

Pytanie: Jak nadążyć za zmianami w przepisach chemicznych i nie narazić się na sankcje?

Odpowiedź: Regulacje chemiczne należą do najbardziej skomplikowanych i często nowelizowanych – wynika to chociażby z postępu nauki (ciągle odkrywa się nowe zagrożenia związane z substancjami) oraz z potrzeby dostosowania polskich przepisów do prawa UE. Dlatego firmom działającym w tej branży zaleca się stałą współpracę z ekspertami lub szkolenia.

Przykładowo, zespół Lexperts regularnie prowadzi szkolenia specjalistyczne dla producentów, importerów i dystrybutorów, dotyczące najnowszych wymogów prawnych odnośnie substancji chemicznych​. Na takich szkoleniach przedsiębiorcy dowiadują się o nadchodzących zmianach (np. o nowych substancjach dodanych do listy SVHC wymagających zgłoszenia, czy o zaostrzeniu norm emisji) z wyprzedzeniem, co pozwala im odpowiednio wcześnie się przygotować.

W razie potrzeby warto też zlecić audyt zgodności – prawnicy sprawdzą, czy wszystkie aspekty (dokumentacja, procedury bezpieczeństwa, oznaczenia produktów) są zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Sankcje za nieprzestrzeganie prawa chemicznego mogą być dotkliwe (włącznie z wycofaniem produktu z rynku czy karami finansowymi), ale przy proaktywnym podejściu – ciągłym uczeniu się i korzystaniu z doradztwa – ryzyko to można znacząco zredukować. lexperts.pl, mając w swoim gronie ekspertów od prawa chemicznego, pomaga firmom „przebić się przez gąszcz przepisów” i działać bezpiecznie nawet w tak regulowanej dziedzinie​.

Obsługa zarządów i rad nadzorczych

Pytanie: Na czym polega obsługa prawna zarządu i rady nadzorczej spółki?

Odpowiedź: Obsługa prawna organów spółki to kompleksowe wsparcie zapewniające, że działalność zarządu i rady nadzorczej jest prowadzona zgodnie z prawem i zasadami korporacyjnymi.

W praktyce obejmuje to m.in. doradzanie przy zwoływaniu posiedzeń i zgromadzeń, przygotowywanie projektów uchwał oraz protokołów z posiedzeń, a także czuwanie nad przestrzeganiem procedur wymaganych przez Kodeks spółek handlowych. Przykładowo, aby decyzje zarządu lub rady nadzorczej były ważne, muszą być podjęte w określony sposób – prawnik dba o to, by zebranie miało kworum, właściwie udokumentowano wyniki głosowań i że uchwały zostały podpisane przez uprawnione osoby.

Po każdym posiedzeniu trzeba sporządzić protokół i często złożyć go do akt spółki, a pewne decyzje (np. zmiana składu zarządu, podział zysku, zmiana umowy spółki) wymagają zgłoszenia do KRS. Obsługa prawna obejmuje więc również przygotowanie i złożenie odpowiednich wniosków rejestrowych do Krajowego Rejestru Sądowego. Wszystkie te dokumenty muszą spełniać wymogi formalne – np. protokoły i uchwały powinny mieć określoną treść, formę i podpisy, aby w razie kontroli lub sporu były uznane za ważne​. Podsumowując, prawnicy zajmujący się obsługą korporacyjną dbają o legalność i poprawność działań zarządczych, co zabezpiecza spółkę i jej organy przed konsekwencjami ewentualnych błędów formalnych.

Pytanie: Jakie wsparcie może zaoferować kancelaria w ramach obsługi zarządu i rady nadzorczej?

Odpowiedź: Lexperts lexperts.pl oferuje szerokie wsparcie dostosowane do potrzeb danego klienta.

Po pierwsze, możemy pełnić rolę sekretarza posiedzeń – nasz prawnik uczestniczy (osobiście lub zdalnie) w posiedzeniach zarządu czy rady nadzorczej, pomagając przewodniczącemu prowadzić obrady zgodnie z przepisami i sporządzając na bieżąco protokół. Dzięki dopuszczalnym obecnie formom zdalnym, organy spółki mogą obradować online, co jednak wymaga spełnienia określonych warunków formalnych – m.in. zapewnienia wszystkim członkom możliwości komunikacji w czasie rzeczywistym oraz późniejszego podpisania protokołu​.

Po drugie, pomagamy w przygotowaniu wszelkich dokumentów korporacyjnych: od uchwał (np. o powołaniu nowych władz, podziale dywidendy) po regulaminy organów, oraz opiniujemy projekty uchwał pod kątem zgodności z prawem i umową spółki.

Trzecia sfera to obsługa KRS – prawnicy Lexperts opracowują i składają w imieniu spółki wnioski do rejestru przedsiębiorców, np. zgłoszenie zmian w składzie zarządu, zmian adresu siedziby czy podwyższenia kapitału zakładowego. W dobie cyfryzacji wspieramy także klientów przy elektronicznym zgłaszaniu dokumentów: od 2021 r. wszelkie wnioski do KRS składa się elektronicznie, co oznacza konieczność opatrzenia dokumentów kwalifikowanym podpisem i przestrzegania wymogów technicznych (odpowiedni format, struktura pliku)​ przeprowadza klientów przez ten proces – od utworzenia podpisu elektronicznego po finalne zatwierdzenie wniosku przez sąd. Krótko mówiąc, obsługa korporacyjna Lexperts pozwala zarządowi i radzie nadzorczej skupić się na strategicznych decyzjach, podczas gdy kwestie formalno-prawne są pod kontrolą ekspertów.

Pytanie: Dlaczego przestrzeganie formalności przez zarząd i radę nadzorczą jest tak istotne?

Odpowiedź: Wiele osób postrzega protokoły, uchwały czy wpisy do rejestru jako biurokrację, ale z punktu widzenia prawa są one fundamentem ważności decyzji spółki.

Jeśli zarząd lub rada nadzorcza nie dopełni wymogów (np. nie sporządzi protokołu z posiedzenia, nie zgłosi w terminie zmiany adresu do KRS, albo podejmie uchwałę sprzecznie z procedurą), to takie działania mogą zostać zakwestionowane.

Przykładowo, uchwała podjęta bez wymaganego kworum lub z naruszeniem uprawnień może zostać uchylona przez sąd na wniosek wspólnika, co cofnie skutki tej decyzji i narazi spółkę na straty czy chaos organizacyjny. Innym przykładem jest art. 24 KSH, który przewiduje kary finansowe (grzywny) dla osób zobowiązanych, które nie złożą w terminie wniosku o wpis zmiany danych do rejestru – zatem brak reakcji zarządu na obowiązek zgłoszenia może skutkować odpowiedzialnością prawną. Ponadto, należy pamiętać, że członkowie zarządu mają obowiązek działać z należytą starannością i zgodnie z prawem – w razie rażących zaniedbań (np. nieprowadzenia ksiąg, niezatwierdzania sprawozdań, dopuszczenia do upadłości przez zaniechanie obowiązków) mogą ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki lub nawet karną.

Dlatego przestrzeganie formalności korporacyjnych to nie „sztuka dla sztuki”, ale mechanizm chroniący firmę i jej władze. Profesjonalna obsługa prawna zapewnia, że te formalności są załatwiane prawidłowo – dokumenty kompletne, terminy dochowane, procedury właściwe – co daje organom spółki bezpieczeństwo prawne. Lexperts przykłada do tego dużą wagę, działając według zasady, że lepiej zapobiegać problemom, niż później je naprawiać. Dzięki temu nasi klienci rzadko spotykają się z negatywnymi skutkami kontroli sądu rejestrowego czy sporów korporacyjnych, ponieważ od początku działają zgodnie z literą praw