Normy i regulacje dotyczące prostego języka w Polsce i Europie

Polska – przepisy prawne i standardy.

Polskie prawo od dawna podkreśla potrzebę jasnego formułowania tekstów prawnych.

Zasady techniki prawodawczej

wymagają, aby przepisy były redagowane w sposób przejrzysty i zrozumiały dla odbiorców – powinny być precyzyjne, by uniknąć różnych interpretacji[1]​. Również w prawie cywilnym istnieje zasada transparentności. A więc wzorce umów (np. regulaminy, ogólne warunki) muszą być sformułowane jednoznacznie i zrozumiale dla przeciętnego odbiorcy.

Co więcej, niejasne postanowienia umowy konsumenckiej interpretuje się na korzyść konsumenta​. W praktyce oznacza to prawny obowiązek unikania żargonu czy zawiłych konstrukcji w umowach z konsumentami – potwierdza to zarówno kodeks cywilny, jak i implementacje unijnych dyrektyw konsumenckich w Polsce. Polskie instytucje publiczne również promują ideę prostego języka. Szef Służby Cywilnej wydał zalecenia upraszczania języka urzędowego, a wiele urzędów wdraża programy szkoleń z jasnego pisania.

Europa – wymagania unijne i standardy. Na poziomie europejskim również kładzie się nacisk na zrozumiałość języka prawnego. Już w 1993 r. Rada UE przyjęła wytyczne jakości legislacji, podkreślając, że akty prawne UE powinny być formułowane jasno, prosto i zwięźle, bez żargonu oraz nadmiernie długich zdań​[2].

Rodo

Wiele obowiązujących regulacji unijnych wprost wymaga użycia prostego języka. Przykładowo RODO (GDPR) nakazuje, by wszelkie informacje kierowane do osób fizycznych (np. polityki prywatności) były przekazywane jasnym i prostym językiem, a w miarę potrzeby również z użyciem elementów wizualnych dla zwiększenia przejrzystości​[3].

dyrektywa o prawach konsumenta

Podobnie unijna dyrektywa o prawach konsumenta zobowiązuje do udzielania informacji „w sposób jasny i zrozumiały”, a dyrektywa w sprawie nieuczciwych warunków umownych wymaga zrozumiałości klauzul – co w krajach UE (w tym w Polsce) przełożyło się na wymóg prostego języka w umowach konsumenckich.

Międzynarodowe normy jakości komunikacji

Oprócz przepisów prawa funkcjonują też międzynarodowe normy jakości komunikacji. W czerwcu 2023 r. opublikowano pierwszą międzynarodową normę ISO dotyczącą prostego języka – ISO 24495-1:2023 Plain Language – Part 1: Governing principles and guidelines. Dokument ten zawiera zestaw zasad i wytycznych redagowania zrozumiałych tekstów i stanowi punkt odniesienia dla różnych branż, w tym dla języka prawniczego​. Choć norma ISO nie ma charakteru przepisu powszechnie obowiązującego, wyznacza uznany standard klarowności, z którego mogą korzystać prawnicy i instytucje, dążąc do uproszczenia języka dokumentów prawnych​. Można więc powiedzieć, że w Europie istnieje coraz szerszy konsensus regulacyjny i standardyzacyjny, iż język dokumentów (zwłaszcza kierowanych do obywateli i konsumentów) powinien być maksymalnie zrozumiały.

Najlepsze praktyki prostego języka i legal design w umowach

Podejście plain language i legal design.

W odpowiedzi na powyższe wymagania wielu prawników oraz instytucji wdraża tzw. prosty język i legal design przy tworzeniu umów. Legal design to interdyscyplinarna metoda projektowania treści prawnych zorientowana na użytkownika. Łączy elementy prawa i designu, aby stworzyć dokumenty jasne, przyjazne dla odbiorcy i estetyczne​. Kluczowe są trzy zasady:

> funkcjonalność,

> przejrzystość i

           >prostota.

Każdy dokument powinien być łatwy do zrozumienia, intuicyjny w nawigacji i pozbawiony zbędnego żargonu prawniczego. W praktyce oznacza to m.in. używanie prostego, codziennego języka zamiast skomplikowanej polszczyzny prawniczej, skracanie zdań, unikanie strony biernej i objaśnianie niezbędnych terminów. Ważna jest również przejrzysta struktura – dokument dzieli się na logiczne części, stosuje czytelne nagłówki, listy punktowane, wyróżnienia, a układ graficzny ułatwia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji. Ponadto legal design kładzie nacisk na elementy wizualne oraz testowanie z użytkownikami. Do tradycyjnie tekstowych umów coraz częściej dodaje się grafiki, ikony, schematy czy infografiki, które wspomagają przekaz skomplikowanych postanowień w bardziej przystępnej formie​. Istotnym etapem bywa też włączanie perspektywy odbiorcy – twórcy umów konsultują ich treść z osobami niebędącymi prawnikami lub docelowymi użytkownikami, zbierając feedback i sprawdzając, czy dokument jest zrozumiały przed jego finalizacją​.

 

 

Polska – upraszczanie języka umów w praktyce.

 

W Polsce obserwujemy rosnącą liczbę inicjatyw upraszczania języka prawniczego w umowach, zarówno w instytucjach publicznych, jak i w biznesie. Przykładowo, w sektorze bankowym w 2020 r. 21 banków podpisało wspólną deklarację w sprawie stosowania standardu prostego języka, obierając kurs na uproszczenie komunikacji z klientami​. Związek Banków Polskich opracował nawet serię poradników „Dobre praktyki prostej komunikacji bankowej”, gdzie pokazano konkretne metody przeredagowywania pism i umów na bardziej zrozumiałe – np. jak napisać prostym językiem odpowiedź na reklamację klienta albo formularz ankiety inwestycyjnej MiFID​. Coraz więcej kancelarii prawnych oferuje usługi legal design. Prawnicy we współpracy z językoznawcami i grafikami przygotowują przyjazne wersje umów, np. regulaminy usług czy umowy o pracę pisane potocznym językiem, z podziałem na krótkie akapity i graficzne wyróżnienia ważnych fragmentów. W środowisku administracji publicznej również widać zmiany – urzędy upraszczają wzory decyzji i pism urzędowych, tak aby obywatel bez trudu zrozumiał swoje prawa i obowiązki. Dobrym przykładem mogą być choćby niektóre sądy, które testowo wydają uzasadnienia wyroków napisane prostszym językiem, czy miasta upraszczające formularze i regulaminy dla mieszkańców. Te działania pokazują, że prosty język staje się standardem jakości obsługi obywatela i klienta również w Polsce.

 

 

Europa – innowacyjne rozwiązania w umowach.

 

Na poziomie europejskim wiele organizacji i firm również wdraża najlepsze praktyki legal designu w umowach. Kontrakty wizualne zyskują popularność – np. umowa o zachowaniu poufności (NDA), która tradycyjnie była gęstym tekstem prawnym, może zostać przekształcona w przejrzysty dokument zawierający punkty, ikonki i infografiki obrazujące kluczowe postanowienia​. Taki zrozumiały format ułatwia stronom zrozumienie, na co się zgadzają, jeszcze przed podpisaniem dokumentu. Również instytucje unijne wymuszają pewne dobre praktyki w umowach konsumenckich. Dyrektywa IDD (ubezpieczeniowa) wprowadziła obowiązek przekazywania klientom standaryzowanej Karty produktu ubezpieczeniowego (IPID) – jest to zwięzłe, maksymalnie dwustronicowe podsumowanie umowy ubezpieczenia, napisane prostym językiem i zilustrowane piktogramami (np. zielony haczyk przy tym, co obejmuje polisa, pomarańczowy znak ostrzeżenia przy wyłączeniach odpowiedzialności)​[4]. Dokument IPID ma jednolitą strukturę :

„Co jest przedmiotem ubezpieczenia?”,

„Czego nie obejmuje?”,

„Ograniczenia?”,

„Obowiązki ubezpieczonego?” itp.

Dzięki temu klient łatwo odnajduje interesujące go informacje, zamiast przedzierać się przez cały wielostronicowy OWU. To przykład, jak regulacja prawna wymusiła lepszy design informacji umownej dla konsumentów. Innym obszarem są regulaminy usług internetowych i polityki prywatności – pod wpływem RODO wiele firm w Europie wprowadziło warstwowe prezentowanie tych dokumentów (najpierw krótkie streszczenie najważniejszych punktów w przystępnej formie, a dopiero niżej pełna treść prawna) oraz dodaje symbole graficzne ułatwiające orientację w tekście.

Na przykład obok informacji o danych kontaktowych administratora może pojawić się ikona osoby, przy informacji o prawach użytkownika – symbol tarczy lub klucza itp. Takie wizualne akcenty i lepszy układ (sekcje, spis treści, wyróżnienia) wynikają z rekomendacji, by komunikaty dla użytkowników były nie tylko jasno sformułowane, ale i łatwo dostępne – co wprost podkreślono w motywach RODO​. Podmioty na rynku zauważyły, że przejrzyste umowy to także korzyść biznesowa: klienci bardziej ufają firmie, która komunikuje się jasno, rzadziej zadają pytania i składają reklamacje, a sama negocjacja czy wykonanie kontraktu przebiega sprawniej (mniej sporów co do interpretacji zapisów)​. Z tego względu wiele międzynarodowych korporacji (np. banki jak BBVA, giganci technologiczni czy telekomy) inwestuje w upraszczanie swoich wzorców umownych we wszystkich wersjach językowych.

W efekcie plain language i legal design stają się w Europie nie tylko kwestią zgodności z przepisami, ale i elementem dobrych praktyk rynkowych oraz przewagi konkurencyjnej.

Przykłady dobrych praktyk

Standaryzacja unijna (ubezpieczenia)

• Obowiązkowy wzorzec Insurance Product Information Document dla polis majątkowych w UE wymusza jasną komunikację. IPID to krótki dokument podsumowujący umowę ubezpieczenia, napisany prostym językiem i z piktogramami dla zobrazowania zakresu ochrony i wyłączeń​. Ta dobra praktyka narzucona regulacjami znacząco ułatwia klientom porównanie ofert i zrozumienie, co kupują.

• Bankowość i komunikaty finansowe

•  Polskie banki wdrażają plain language w swoich dokumentach. Przewodnik ZBP „Dobre praktyki prostej komunikacji bankowej” pokazuje udane przekształcenia skomplikowanych pism w zrozumiałe komunikaty – np. listy do klientów w sprawie reklamacji napisane krótkimi zdaniami, z czytelnym układem i bez prawniczego żargonu​. Banki upraszczają też tabele opłat czy umowy kredytowe, dzięki czemu klienci lepiej pojmują warunki (co przekłada się na większe zaufanie do instytucji finansowej).

• Umowy wizualne (legal design)

•  Coraz częściej pojawiają się wizualne wersje umów. Przykładem jest umowa NDA (o zachowaniu poufności) opracowana w podejściu legal design – tradycyjny tekst przeredagowano na dokument zawierający wypunktowania najważniejszych obowiązków, ikonki symbolizujące kluczowe pojęcia oraz proste infografiki (np. schemat procesu udostępniania informacji poufnych)​. Taki dokument jest znacznie bardziej przyjazny dla użytkownika niż pełna paragrafów „ściana tekstu”, a jednocześnie zachowuje moc prawną oryginału.

• Przyjazne regulaminy online

• W reakcji na wymogi przejrzystości z RODO i dyrektyw konsumenckich wiele firm (m.in. w branży e-commerce i IT) wprowadziło przystępne regulaminy. Dobre praktyki to m.in. podział regulaminu na sekcje tematyczne z pytaniami w formie nagłówków („Jak zamówić produkt?”, „Jak przebiega zwrot?”), stosowanie prostego języka (np. unikanie zdań wielokrotnie złożonych) oraz dodawanie ramek z podsumowaniem najważniejszych warunków. Niektóre serwisy stosują nawet elementy graficzne – np. ikony koszyka przy zasadach zakupów, infografiki prezentujące etapy realizacji usługi – aby użytkownik w pierwszym rzędzie zrozumiał praktyczne konsekwencje korzystania z usługi, bez zagłębiania się w całe paragrafy prawne.

Rekomendacje dla legal designu w umowach

• Poznaj odbiorcę i cel dokumentu
• Stosuj prosty i zrozumiały język
• Zapewnij przejrzystą strukturę i układ
• Wykorzystaj elementy wizualne
• Korzystaj ze sprawdzonych wytycznych i wzorców

 

• 1. Proces legal design zacznij od analizy, kto będzie czytał umowę i jakie są jego potrzeby. Inaczej piszemy dokument dla przeciętnego konsumenta, a inaczej dla wyspecjalizowanego kontrahenta. Określ, jakie kluczowe informacje odbiorca musi zrozumieć i podejdź do tworzenia umowy empatycznie, z perspektywy użytkownika – to podstawowe założenie legal designu​. Warto na etapie projektowania zapytać przedstawicieli przyszłych odbiorców o opinie i testować, czy zapisy są jasne​. Dzięki temu wychwycisz niezrozumiałe fragmenty zanim dokument zostanie sfinalizowany.
• 2. Pisz umowę tak, jak mówisz na co dzień, zachowując oczywiście precyzję wymaganą prawnie. Unikaj skomplikowanych, wielokrotnie złożonych zdań – lepsze są zdania krótkie (do ok. 15–20 wyrazów)​. Ogranicz żargon prawniczy i techniczny do minimum; jeśli musisz wprowadzić trudny termin, dodaj zrozumiałe objaśnienie w nawiasie lub przypisie​. Staraj się używać słów o prostym, konkretnym znaczeniu zamiast abstrakcyjnych pojęć. Dobrym testem jest tzw. zasada babci – czy osoba bez przygotowania prawniczego (jak np. nasza babcia) zrozumie sens danego zdania? Jeśli nie, przeredaguj je prościej. Pamiętaj, że prostota języka nie obniża rangi dokumentu, za to zwiększa jego skuteczność – strona, która wszystko rozumie, chętniej podpisze umowę i rzadziej ją kwestionuje.
• 3. Nawet prosty język może zgubić czytelnika, jeśli dokument jest źle zorganizowany. Dlatego dziel umowę na logiczne sekcje i opatrz je opisowymi nagłówkami​. Zamiast długiego bloku tekstu, stosuj listy punktowane lub numerowane do wyliczania obowiązków, wyjątków, definicji itp.. Rozważ użycie tabel do porównania danych (np. praw i obowiązków stron) – tabela bywa czytelniejsza niż opis ciągły. Zachowaj przejrzystość typograficzną: ważne terminy możesz wyróżnić pogrubieniem, a dłuższe dokumenty zaopatrz w spis treści lub krótkie streszczenie na początku. Kluczem jest to, by odbiorca mógł szybko znaleźć i zidentyfikować kluczowe informacje bez czytania całego tekstu od deski do deski. Przejrzysta struktura ułatwia też późniejsze odwoływanie się do konkretnych punktów umowy.
• 4. Legal design zachęca, by oprócz słów używać grafiki komunikującej treść. Rozważ dodanie ikon lub piktogramów obok nagłówków działów – np. symbol kalendarza przy postanowieniach o terminach, ikonę pieniądza przy opłatach itp. Dzięki temu czytelnik już przy szybkim przekartkowaniu dokumentu zorientuje się, gdzie są omówione poszczególne kwestie. Dla skomplikowanych procesów (np. procedury reklamacyjnej w umowie) możesz przygotować schemat blokowy lub oś czasu pokazującą krok po kroku etapy działań każdej ze stron. Jeśli umowa zawiera dane liczbowe lub zakresy, dobrym pomysłem jest przedstawienie ich na wykresie lub grafice (o ile format umowy na to pozwala). Przykładowo, w umowach ubezpieczenia na życie czasem stosuje się mały wykres przebiegu ochrony w czasie. Pamiętaj, że obraz potrafi zastąpić akapit tekstu – np. ikonografia w NDA wyraźnie pokazała zakres poufności zamiast opisywać go wyłącznie słowami​. Elementy wizualne powinny jednak być czytelne i intuicyjne; zawsze sprawdź, czy osoba spoza zespołu poprawnie odczytuje znaczenie ikon i grafik.
• 5. Nie musisz wymyślać zasad prostego języka od zera – odwołuj się do istniejących standardów. Warto zapoznać się z normą ISO 24495-1:2023 oraz materiałami organizacji promujących plain language (np. wytycznymi Komisji Europejskiej dot. jasnego pisania czy poradnikami sieci Clarity). Również lokalne przewodniki (jak polskie 21 zasad prostego języka publikowane przez KPRM​[5]) stanowią cenną checklistę. Stosując te rekomendacje w praktyce, zyskasz pewność, że Twój dokument spełnia kryteria zrozumiałości. Dobrze jest także inspirować się dokumentami wzorcowymi: przejrzyj istniejące przykłady umów zaprojektowanych zgodnie z legal designem (publikacje branżowe często prezentują metamorfozy „przed i po” umowy tradycyjnej w uproszczoną). Analiza takich dobrych praktyk pomoże Ci znaleźć pomysły na układ czy sformułowania również do Twoich dokumentów.

Podsumowując, prosty język i legal design to już nie tylko modne hasła, ale realne działania zmieniające sposób tworzenia umów w Polsce i Europie. Zarówno przepisy (RODO, dyrektywy konsumenckie, standardy krajowe), jak i inicjatywy oddolne wyznaczają trend ku bardziej zrozumiałym i przyjaznym dokumentom prawnym. Stosowanie tych zasad w umowach przynosi wymierne korzyści: zmniejsza ryzyko sporów, buduje zaufanie i usprawnia współpracę między stronami. Prawnicy, którzy wdrażają plain language i legal design, działają nie tylko w zgodzie z regulacjami, ale przede wszystkim na rzecz lepszego zrozumienia prawa przez obywateli i klientów – a o to przecież w istocie chodzi w komunikacji prawnej. Dzięki prostemu językowi i dobremu designowi „prawo staje się bardziej zorientowane na człowieka, w efekcie bardziej zrozumiałe, dostępne i przyjazne w odbiorze”​, co jest celem zarówno szczytnym, jak i możliwym do osiągnięcia poprzez opisane powyżej praktyki.

Życzę przyjemnego odbioru naszych tekstu!

Lidia Siwik

[1] https://calg.pl/jakie-mamy-zasady-techniki-prawodawczej/

[2]     https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:51995IE0797&rid=6#:~:text=1%20,to%20express%20a%20given%20concept  

[3]  Motyw 58 Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO).

[4] https://www.regulationtomorrow.com/eu/european-commission-publishes-insurance-product-information-document-ipid-implementing-regulation-in-the-official-journal/

[5] https://www.gov.pl/web/sluzbacywilna/prosty-jezyk