Praca zdalna – zmiany w Kodeksie pracy

Ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy i niektórych innych ustaw wprowadzono nowelizację prawa pracy w zakresie wprowadzenia regulacji dotyczących pracy zdalnej. Akt został opublikowany 6 lutego 2023 r. i zacznie obowiązywać od 7 kwietnia 2023 r. Postanowienia regulujące sposób i warunki wykonywania pracy “całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna)” zebrano w Dziale drugim, Rozdziale IIc. Wprowadzone rozwiązania dotyczą stosunków pracy niezależnie od podstawy na jakiej zostały nawiązane. 

Wcześniej obowiązujące przepisy dotyczące telepracy zostają uchylone. Znaczące różnice pomiędzy tymi rozwiązaniami to m.in. brak wymogu systematyczności w świadczeniu pracy zdalnej, brak wymogu przekazywania wyników pracy za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Istotną zmianą jest również obowiązek pracownika do każdorazowego wskazania miejsca świadczenia pracy zdalnej. 

 

Rozpoczęcie pracy zdalnej

W nowoobowiązującym stanie prawnym uzgodnienie świadczenia pracy zdalnej będzie możliwe albo przy zawieraniu umowy o pracę, albo już w trakcie zatrudnienia. Pracownik będzie mógł złożyć wniosek o świadczenie pracy zdalnej papierowo lub elektronicznie, a w stosunku do pewnej grupy osób m.in. kobiet w ciąży i osoby wychowującej dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, pracodawca będzie mógł odmówić wyłącznie, gdy nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Również pracodawca będzie mógł wyjść z inicjatywą i polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej, o ile spełnione zostaną przesłanki z art. 67¹⁹ Kodeksu pracy. Okoliczności uzasadniające polecenie to: obowiązywanie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz 3 miesiące po ich odwołaniu, a także gdy zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Jednakże polecenie zostanie wykonane przez pracownika tylko pod warunkiem, że bezpośrednio przed wydaniem polecenia, złoży on oświadczenie o przystosowaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej. 

Ustawodawca dopuścił również możliwość świadczenia pracy zdalnej jedynie okazjonalnie. Z inicjatywą wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej będzie mógł wystąpić wyłącznie pracownik (wymagany bowiem będzie wniosek pracownika), zaś wymiar takiej pracy został ograniczony do 24 dni w roku kalendarzowym.

 

Obowiązki pracodawcy

Na pracodawcę nałożono obowiązek ustalenia zasad wykonywania pracy zdalnej. Zgodnie z art. 67²⁰ Kodeksu pracy te zasady mają być określone w porozumieniu między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w razie jej braku – w regulaminie po konsultacjach z przedstawicielami pracowników. Natomiast, jeżeli nie zostało to uzgodnione we wskazany sposób, świadczenie pracy zdalnej jest wciąż możliwe, a zasady należy ustalić albo w poleceniu, albo w porozumieniu z konkretnym pracownikiem. Ustawa wskazuje również na minimalny zakres tych porozumień i regulaminów: 

1)     grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną; 

2)     zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, o których mowa w art. 67²⁴ § 1 pkt 2 lub 3; 

3)     zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 67²⁴ § 3, lub ryczałtu, o którym mowa w art. 67²⁴ § 4; 

4)     zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną; 

5)     zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną; 

6)     zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy; 

7)     zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych; 

8)     zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych. 

 

W związku z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracowników, pracodawca został obciążony szeregiem obowiązków dotyczących wykorzystywaniem np. miejsca zamieszkania pracownika do świadczenia pracy zawodowej. Tymi obowiązkami są m.in. zapewnienie niezbędnych materiałów i narzędzi pracy, pokrycie koszty związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, jak również kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy. Strony stosunku pracy mogą ustalić ekwiwalent pieniężny za narzędzia pracy oraz ryczałt, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika.  

Co istotne, ustawodawca wskazał, że pracownik wykonujący pracę zdalnie nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy. Uregulowano również katalog prac, które nie mogą być świadczone zdalnie. Dotyczy to szczególnie prac niebezpiecznych, w tym związanych z zagrożeniem chemicznym, biologicznym oraz powodujących intensywne brudzenie.

Uprawnienia pracodawcy

Pracodawcy przyznano uprawnienie do przeprowadzania kontroli pracownika świadczącego pracę poza siedzibą zakładu pracy. Warunkiem kontroli jest nienaruszanie prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani nieutrudnianie korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.