Wiesz jak zarządzać Twoją spółką! Działaj!

• Organy spółki a podejmowanie decyzji: W spółkach kapitałowych decyzje mogą zapadać na różnych poziomach, w zależności od ich wagi i charakteru. Zarząd jako organ wykonawczy ma prawo samodzielnie prowadzić sprawy spółki i decydować o jej bieżących działaniach. Są jednak kwestie, w których decydujący głos mają wspólnicy – dla ochrony ich interesów prawo przewiduje, że pewne decyzje przekraczające zakres zwykłego zarządu wymagają uchwały zgromadzenia wspólników. Mechanizm ten zapobiega sytuacji, w której zarząd mógłby samowolnie rozstrzygać o sprawach istotnych z punktu widzenia właścicieli (np. sprzedaży przedsiębiorstwa spółki, zmian struktury kapitałowej, kierunków rozwoju). Rada nadzorcza, jeśli jest ustanowiona, włącza się w proces decyzyjny pośrednio – poprzez kontrolę i doradztwo. Może też mieć prawo zatwierdzania określonych decyzji zarządu zanim wejdą w życie (jeśli przewiduje to umowa/statut spółki lub ustawa).
• Zgromadzenie wspólników – kompetencje uchwałodawcze: Zgromadzenie wspólników (w spółce akcyjnej – walne zgromadzenie akcjonariuszy) to forum, na którym właściciele spółki podejmują uchwały w sprawach przekraczających zwykłe czynności zarządu. Kodeks spółek handlowych enumeratywnie wymienia sprawy zastrzeżone do wyłącznej kompetencji wspólników. I tak, bezwzględnie wymagają uchwały zgromadzenia m.in.: zatwierdzenie sprawozdania finansowego i absolutorium dla organów, decyzja o podziale zysku lub pokryciu straty, zmiana umowy spółki, podwyższenie lub obniżenie kapitału zakładowego, połączenie, podział lub likwidacja spółki, zbycie przedsiębiorstwa spółki lub jego zorganizowanej części, emisja nowych udziałów/akcji, roszczenia o naprawienie szkód wyrządzonych przy zakładaniu spółki lub przez osoby reprezentujące spółkę, czy też inne czynności przewidziane w ustawie. Umowa spółki może rozszerzyć katalog spraw wymagających uchwały (np. nakazując uzyskanie zgody wspólników na nabycie nieruchomości powyżej pewnej wartości, choć prawo tego nie wymaga). Co do zasady, uchwały zapadają większością głosów oddanych przez obecnych wspólników. Zwykła większość (>50%) wystarcza przy sprawach typowych, ale dla istotniejszych decyzji KSH wymaga większości kwalifikowanej (np. 2/3 głosów – przy zmianie umowy spółki czy rozwiązaniu spółki, 3/4 – przy istotnej zmianie przedmiotu działalności spółki). Dodatkowo uchwała naruszająca indywidualne uprawnienia przyznane konkretnym wspólnikom wymaga zgody tych wspólników (jednomyślność w zakresie naruszenia praw osobistych). Każdy wspólnik może głosować osobiście lub przez pełnomocnika, z tym że np. wspólnik nie może głosować nad uchwałą w sprawie jego własnej odpowiedzialności wobec spółki. Uchwały wspólników są protokołowane – w niektórych przypadkach zwykła forma pisemna wystarcza, ale np. zmiana umowy spółki wymaga formy aktu notarialnego dla swojej ważności.
• Rola rady nadzorczej: Rada nadzorcza nie podejmuje uchwał w sprawach dotyczących działalności spółki na zewnątrz (to domena wspólników i zarządu), ale może podejmować uchwały wewnętrzne, np. zatwierdzające określone czynności zarządu, wybierające przewodniczącego rady, formułujące oceny dla zgromadzenia wspólników itp. W kontekście procesu decyzyjnego spółki, rada nadzorcza działa pomiędzy zgromadzeniem a zarządem – sprawuje nadzór bieżący i może sygnalizować potrzebę podjęcia decyzji właścicielom lub blokować niekorzystne posunięcia zarządu (np. zawieszając członka zarządu do czasu decyzji wspólników). Jeśli umowa spółki tak stanowi, niektóre decyzje zarządu wymagają zgody rady nadzorczej (np. zaciągnięcie kredytu powyżej pewnej kwoty, nabycie nieruchomości, tworzenie oddziałów). W spółce akcyjnej kodeks wymaga, by rada nadzorcza wyraziła zgodę na zaciąganie określonych zobowiązań jeżeli statut tak stanowi (co jest częstym rozwiązaniem korporacyjnym). Podsumowując, rada nadzorcza nie zastępuje uchwał wspólników, ale pełni funkcję kontrolną i doradczą, włączając się w proces decyzyjny wtedy, gdy coś wymaga dodatkowego nadzoru lub wstrzymania do czasu decyzji właścicieli.
• Proces podejmowania uchwał w spółce: Podjęcie ważnej decyzji przez wspólników następuje zwykle według ustalonego prawem i umową schematu. Typowe kroki wyglądają następująco:
  1. Zwołanie zgromadzenia wspólników – Zarząd w przewidzianym trybie zwołuje zgromadzenie (zwyczajne lub nadzwyczajne), wysyłając wspólnikom zaproszenia wraz z porządkiem obrad i projektami uchwał. KSH określa minimalne terminy i formy zawiadomienia (np. 2 tygodnie wcześniej pisemnie, chyba że wszyscy wspólnicy wyrażą zgodę na krótszy termin lub inny tryb). W przypadku spółki akcyjnej ogłasza się o walnym zgromadzeniu w MSiG.
  2. Obrady i dyskusja – W wyznaczonym terminie odbywa się zgromadzenie wspólników. Na początku wybierany jest przewodniczący zgromadzenia, który prowadzi obrady. Omawiane są kolejne punkty porządku – np. przedstawiane sprawozdania, wyjaśnienia zarządu, opinie rady nadzorczej – a następnie uczestnicy przechodzą do podejmowania uchwał.
  3. Głosowanie nad uchwałami – Każda decyzja formalizowana jest w postaci uchwały. Przewodniczący formułuje treść uchwały (lub odczytuje projekt). Wspólnicy głosują – zazwyczaj przez podniesienie ręki lub na kartach do głosowania, w spółce akcyjnej często elektronicznie lub za pomocą urządzeń do zliczania głosów. Zlicza się głosy „za”, „przeciw” (i ewentualnie „wstrzymujące się” jeśli statut to przewiduje). Uchwała zostaje podjęta, jeżeli uzyskała wymaganą większość głosów za. Przykładowo zwykła większość oznacza więcej głosów „za” niż „przeciw” (wstrzymane się nie liczą), większość 2/3 – co najmniej 66,7% głosów za, licząc wszystkich obecnych, itd. Wspólnik wyłączony z głosowania w danej sprawie (np. konflikt interesów) nie bierze udziału w liczeniu quorum ani większości dla tej uchwały.
  4. Protokołowanie decyzji – Z przebiegu zgromadzenia sporządzany jest protokoł. W spółce z o.o. co do zasady uchwały należy zaprotokołować na piśmie, a przy sprawach wymagających aktu notarialnego (np. zmiana umowy spółki) – w formie notarialnej. W spółce akcyjnej ustawa wymaga, by wszystkie uchwały walnego zgromadzenia były protokołowane notarialnie. Protokół zawiera tekst podjętych uchwał, wyniki głosowań oraz ewentualne zdania odrębne. Dokument ten podpisuje przewodniczący zgromadzenia, a przy akcie notarialnym – notariusz i przewodniczący, załącza się listę obecności.
  5. Wykonanie uchwały – Po zgromadzeniu zarząd zobowiązany jest do realizacji podjętych uchwał. Oznacza to np. wypłatę dywidendy, jeśli uchwalono podział zysku, złożenie odpowiednich dokumentów do sądu rejestrowego, jeśli zmieniono umowę spółki lub skład organów, podpisanie umów, jeśli uchwała wyraziła zgodę na jakąś transakcję, itp. Uchwały obowiązują zarząd od chwili ich podjęcia (o ile nie wskazano w nich późniejszego terminu wejścia w życie), ale niektóre skutki następują dopiero po wpisie do KRS (np. podwyższenie kapitału zakładowego jest skuteczne z momentem rejestracji).

Zmiana umowy spółki – szczególna procedura: Umowa spółki (w spółce akcyjnej – statut) jest dokumentem założycielskim, którego postanowienia mogą być zmienione tylko za zgodą wspólników wyrażoną w formie uchwały. Uchwała zmieniająca umowę spółki z o.o. wymaga większości kwalifikowanej – co najmniej 2/3 głosów, chyba że umowa spółki przewiduje surowsze wymagania. Pewne zmiany – np. istotna zmiana przedmiotu działalności – wymagają nawet 3/4 głosów. Dodatkowo, jeżeli zmiana umowy ma uszczuplić uprawnienia udziałowe konkretnego wspólnika lub nałożyć na niego dodatkowe obowiązki, wymagana jest jego zgoda (takie uchwały wymagają jednomyślności osób, których dotyczą). Forma: zmiana umowy spółki musi być zaprotokołowana przez notariusza (akt notarialny) – bez tego nie wywoła skutków prawnych. Wejście w życie: Po podjęciu uchwały o zmianie umowy, zarząd ma obowiązek zgłosić tę zmianę do rejestru przedsiębiorców KRS. Dokonuje się tego składając odpowiedni wniosek (formularz KRS-Z3 lub poprzez system S24) wraz z protokołem notarialnym ze zgromadzenia i tekstem jednolitym umowy spółki uwzględniającym zmiany. Zmiana wchodzi w życie z chwilą jej wpisania do KRS (chyba że uchwała określa późniejszy moment obowiązywania konkretnych postanowień). Cały proces – od przygotowania projektu zmiany, poprzez uchwałę, po rejestrację – stanowi formalny schemat postępowania, którego trzeba ściśle przestrzegać, by modyfikacje umowy były prawnie skuteczne.