LEGAL EXPERTS DESIGN 1/2025 – od strony technicznej

Podsumowanie głównych tez z artykułów LEGAL EXPERTS DESIGN 1/2025

 

UX kontraktu SaaS – jak zaprojektować umowę o usługi software’owe czytelnie, zgodnie z prawem i funkcjonalnie (B2B)

• Przejrzysta specyfikacja obowiązków: Umowa napisana prostym językiem jasno definiuje wymagania dot. usług (np. uptime, wsparcie, integracje), co ułatwia zespołom technicznym zrozumienie, jakie zobowiązania muszą spełnić od strony infrastruktury i kodu.
• Struktura przyjazna dla użytkownika: Kontrakt z nagłówkami, listą treści i hiperlinkami (w przypadku umowy online) działa jak dokumentacja – łatwo nawigować do sekcji bezpieczeństwa, wymagań sprzętowych czy wymogów SLA. Dla CTO oznacza to szybkie znalezienie istotnych fragmentów i mniej czasu na interpretację prawniczego tekstu.
• Zgodność z architekturą i danymi: Jasno określone pojęcia (np. „Użytkownik”, „Oprogramowanie”, zakres licencji) zapobiegają błędnym założeniom przy implementacji. Zespół wie dokładnie, jakie uprawnienia użytkownik ma w systemie i może zaprojektować architekturę (np. ograniczenia dostępu, licencjonowanie użytkowników) zgodnie z umową.
• Bezpieczeństwo i wymagania techniczne w umowie: Czytelnie wyodrębnione klauzule dot. ochrony danych, kopii zapasowych czy zgodności z RODO pozwalają działowi IT odpowiednio wcześnie zaadresować te kwestie (np. szyfrowanie, procedury backup). Developerzy rozumieją, jakie standardy muszą wdrożyć, bo są one wprost w kontrakcie zamiast ukryte w prawnym żargonie.
• Dokumentacja i integracje: Dobre praktyki legal design przewidują np. załączniki z definicjami czy diagramami. Dzięki temu dokumentacja techniczna (specyfikacja API, opis modułów) może być powiązana z umową – ułatwia to integrację systemów zgodnie z uzgodnionymi warunkami.
• Ułatwienie wdrożeń i zmian: Gdy umowa jest zrozumiała, zespół techniczny łatwiej komunikuje się z prawnikami i klientem przy zmianach scope’u czy warunków. Unika się sytuacji, gdzie niejasny zapis prawny powoduje konieczność nagłych zmian w systemie po podpisaniu kontraktu.

 

Obowiązki informacyjne software house – praktyczny przewodnik (B2B vs B2C) w świetle e-usług i ochrony konsumenta

• Implementacja regulaminu online: Deweloperzy muszą zadbać, by przed korzystaniem z usługi użytkownik miał dostęp do regulaminu i go zaakceptował. Technicznie oznacza to np. dodanie procesu rejestracji lub zakupu, który wymusza zaznaczenie checkboksa „Przeczytałem i akceptuję regulamin”. Aplikacja/strona powinna przechowywać dowód akceptacji (logi, timestamp) na wypadek sporu.
• Struktura serwisu a obowiązki prawne: Front-end i UX powinny uwzględniać wyświetlanie wszystkich wymaganych informacji przed finalizacją umowy online – np. na podsumowaniu zamówienia muszą pojawić się cena z podatkami, opis usługi, informacja o prawie odstąpienia (jeśli dotyczy). Programiści powinni współpracować z działem prawnym, by treści te były dynamicznie widoczne we właściwym miejscu aplikacji.
• Wymagania techniczne usługi: Regulamin zobowiązuje do podania wymagań sprzętowych i zakazu bezprawnych działań użytkownika. Zespół techniczny powinien dostarczyć listę minimalnych wymagań (np. przeglądarka, system operacyjny, wersja API) i ograniczeń, które następnie są wpisane do regulaminu. Dzięki temu unika się sytuacji, w której użytkownik używa nieobsługiwanego środowiska – bo został o tym poinformowany zawczasu.
• Mechanizmy wsparcia i reklamacji: Programiści muszą przygotować kanały do obsługi reklamacji (np. formularz kontaktowy, system zgłoszeń) zgodnie z opisem w regulaminie. Jeśli regulamin obiecuje odpowiedź na reklamację w 14 dni, system ticketowy powinien to uwzględniać (np. alerty dla supportu). DevOps może potrzebować logować zdarzenia (awarie, downtime) na potrzeby ewentualnych roszczeń klienta.
• Bezpieczeństwo danych a RODO: Spełnienie obowiązków informacyjnych RODO to także zadanie dla działu IT. Należy wdrożyć na stronie pop-upy/linki do polityki prywatności, mechanizmy zgody na cookies, oraz zadbać o bezpieczeństwo infrastruktury (szyfrowanie, backupy) zgodnie z deklaracjami z polityki. Dodatkowo, jeśli usługa przetwarza dane klientów końcowych (np. SaaS przechowuje dane użytkowników naszych klientów), trzeba zaimplementować możliwość zawarcia umowy powierzenia przetwarzania – np. poprzez dołączenie akceptacji odpowiedniej klauzuli lub podpisanie osobnego dokumentu elektronicznie.
• Wersje regulaminu dla różnych klientów: Z technicznego punktu widzenia może być potrzebne rozróżnienie użytkowników konsumenckich i firmowych (np. flagi w systemie). Jeśli firma decyduje się na osobne regulaminy lub sekcje dla konsumentów i B2B, interfejs musi kierować odpowiednie osoby do właściwej treści. Deweloper powinien upewnić się, że aktualizacja treści regulaminu jest prosta (np. CMS dla prawników) i że każdy użytkownik otrzyma powiadomienie o zmianach (np. e-mail, popup przy logowaniu), aby spełnić wymóg trwałego nośnika i poinformowania o zmianie warunków.
• Automatyzacja zgodności: Wprowadzenie praw konsumenta dla mikrofirm może oznaczać dodatkowe warunki w systemie – np. mechanizm przyjmowania odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni. Zespół IT może potrzebować zapewnić funkcję łatwego usunięcia konta i danych użytkownika oraz zwrotu płatności, jeśli klient-extramały przedsiębiorca zażąda tego w ramach uprawnień konsumenckich.

 

Umowy licencyjne B2B – jak projektować i zawierać umowy licencyjne na oprogramowanie w relacjach między przedsiębiorcami

• Licencja na oprogramowanie a deliverables: Z punktu widzenia zespołu technicznego umowa licencyjna określa, jak klient może korzystać z produktu software. Dlatego ważne jest, by development team znał te ograniczenia – np. jeśli licencja zezwala na instalację na 5 stanowisk, warto zaimplementować mechanizm licencyjny/licznik użytkowników w aplikacji. Developerzy powinni współpracować z prawnikami, by dopasować techniczne zabezpieczenia (klucze licencyjne, ograniczenia dostępu) do zapisów kontraktu.
• Wymagania dotyczące integracji i użytkowania: Jeśli umowa określa pola eksploatacji (np. „użytek wyłącznie wewnętrzny, bez sublicencji, bez modyfikacji kodu”), architektura systemu i udostępniane API powinny to odzwierciedlać. Np. brak dostępu do kodu źródłowego dla klienta lub blokada integracji zewnętrznych, jeśli nie są objęte licencją. Zespół techniczny musi wiedzieć, co klient technicznie może, a czego nie może robić – to często wynika właśnie z umowy.
• Zarządzanie wersjami i aktualizacjami: W umowie może być zapis, czy licencja obejmuje aktualizacje. Dla CTO ważne jest zaplanowanie cyklu życia oprogramowania: jeśli aktualizacje są płatne osobno, system licencjonowania powinien rozróżniać wersje objęte licencją i blokować dostęp do upgrade’ów bez dodatkowej opłaty. Dobrą praktyką jest oznaczanie w kodzie/wersjonowaniu, które wydania są w ramach opłaconej licencji, aby dział sprzedaży/obsługi klienta miał jasność co do uprawnień.
• Monitorowanie zgodności użytkowania: DevOps może wdrożyć logowanie lub mechanizmy telemetryczne (zgodnie z umową i prawem) w celu wykrycia naruszeń licencji, np. użycia oprogramowania poza dozwolonym terytorium lub przez nieautoryzowanych użytkowników. Te narzędzia wspierają egzekwowanie ograniczeń (np. powiadamiają o próbie instalacji na większej liczbie urządzeń niż licencjonowano).
• Reagowanie na naruszenia – automatyzacja: Gdy licencja przewiduje natychmiastowe wypowiedzenie w razie poważnego naruszenia (np. złamania zabezpieczeń czy przekazania programu osobom trzecim), system powinien umożliwiać szybkie wyłączenie dostępu dla klienta. To może oznaczać mechanizm zdalnej dezaktywacji licencji lub konto kill-switch, aby chronić IP firmy. Zespół techniczny powinien mieć procedury na taką okoliczność, zgodne z umową.
• Wyłączenia odpowiedzialności a testy i backupy: Ponieważ umowa ogranicza odpowiedzialność dostawcy (np. brak odpowiedzialności za utratę danych, „as is”), inżynierowie muszą dostarczyć oprogramowanie należytej jakości mimo to. Klauzule nie zwalniają z dbałości: testy jednostkowe i integracyjne powinny minimalizować wady, by nie doszło do awarii mimo zrzeczenia się gwarancji. Dodatkowo, jeśli umowa nie obejmuje utraconych danych, warto technicznie umożliwić klientowi samodzielne backupy – to zmniejszy ryzyko konfliktu i jest dobrą praktyką (np. eksport danych z systemu).
• Dopasowanie umowy do modelu SaaS vs on-premise: Dla architekta systemu ważne jest, czy rozwiązanie dostarczane jest jako usługa w chmurze czy jako instalowany software, bo to wpływa na typ umowy. Jeśli prawnicy zdecydują, że zamiast licencji będzie umowa SaaS (usługowa), może to zmienić sposób, w jaki dostarczamy produkt (np. zawsze hostujemy u siebie). Zespół IT powinien upewnić się, że produkt i jego deployment odpowiada temu, co zapisano – np. czy klient otrzymuje paczkę do instalacji (wtedy licencja klasyczna), czy tylko dostęp przez internet (wtedy regulamin usługi).
• Konsekwencje pomyłek terminologii: Z technicznego punktu widzenia, precyzyjne pojęcia w umowie to jak dobrze zdefiniowane interfejsy API. Np. różnica między „przeniesieniem praw” a „licencją” jest kolosalna – jeśli inżynierowie mylnie założą, że klient dostał kod „na własność”, mogą ujawnić za dużo (np. pełne repozytorium źródeł), podczas gdy powinni udostępnić tylko skompilowaną aplikację. Dlatego ważne jest, by tech lead rozumiał terminologię umowy: czy przekazujemy kod źródłowy, czy tylko binaria; czy klient może modyfikować (co wpływa na decyzję, czy udostępnić SDK/API), czy nie.
• Współpraca IT-prawnik: Przy tworzeniu umowy licencyjnej powinna uczestniczyć osoba techniczna, która sprawdzi wykonalność zapisów. Np. jeśli prawnik wpisze „oprogramowanie będzie dostępne 99.9% czasu (SLA)”, CTO musi ocenić, czy infrastruktura to zapewni i ewentualnie zaplanować redundancję. Tak samo, jeśli umowa wymaga wsparcia technicznego w określonych ramach, dział tech musi przygotować odpowiedni proces i może potrzebować dodatkowych narzędzi (monitoring, helpdesk 24/7) – to musi być uzgodnione przed podpisaniem.

 

Prosty język prawniczy dla branży IT – oksymoron czy realna możliwość

• Analogii do kodu ciąg dalszy: Artykuł przemawia do developerów poprzez analogie: prawniczy żargon to jak obcy język programowania bez dokumentacji. Wprowadzenie prostego języka do umów można porównać do czytelnego kodu z komentarzami – łatwiej utrzymać i zrozumieć. Dla programisty to sygnał, że warto patrzeć na umowę jak na specyfikację systemu: powinna być dobrze udokumentowana i wolna od „bugów” terminologicznych.
• Dlaczego nie wyrzucić wszystkich „if’ów”: Ważne wyjaśnienie – tak jak nie można w kodzie zamienić wszystkich słów kluczowych na potoczne (bo kod przestanie działać), tak samo w umowie nie można usunąć wszystkich prawniczych terminów. Developerzy rozumieją, że pewne skróty myślowe (frameworki, biblioteki) istnieją dla porządku – tu rolę pełnią terminy prawne. Dlatego zamiast frustrować się, że w umowie pojawia się np. „odpowiedzialność z tytułu rękojmi”, warto wiedzieć, że to konieczne pojęcie prawne, a rolą prawnika jest objaśnić je dodatkowo w prosty sposób.
• Preambuła jako README: Dokumentacja kodu zaczyna się od README opisującego projekt. W umowie preambuła pełni podobną funkcję – tłumaczy cel i kontekst w zrozumiałych słowach. Dla zespołu IT czy PMa taki wstęp to mapa drogowa umowy: zyskują obraz, dlaczego pewne klauzule są zawarte (np. „Strony chcą razem stworzyć aplikację – niniejsza umowa to określa”). To ułatwia komunikację z prawnikami, bo wszyscy dzielą wspólne rozumienie celu kontraktu.
• Wizualizacja warunków: Tech team lubi diagramy i UI/UX – nowoczesne umowy idą w tym kierunku. Można spotkać NDA przedstawione graficznie czy podsumowania umów w formie tabeli. Dla działu IT to czytelniejsze – szybkie zrozumienie złożonych zależności (np. diagram procesu zgłaszania błędu zamiast opisu paragrafami). Może to wymagać wsparcia designera, ale rezultatem jest dokument, który można „przeparsować” wzrokiem niczym dobrze sformatowany kod.
• Mniej błędów implementacyjnych: Kiedy język umowy jest zrozumiały, mniejsza szansa, że zespół techniczny źle zinterpretuje wymagania prawne. Np. jeśli w prosty sposób opisano wymogi dot. backupów, szyfrowania czy SLA, inżynierowie nie muszą „odgadywać” intencji – zrobią dokładnie to, co jest napisane. Redukuje to ryzyko, że produkt finalny będzie niezgodny z umową (bo coś opacznie zrozumiano).
• Współpraca przy upraszczaniu: Developerzy mogą pomóc prawnikom w upraszczaniu języka, wskazując które części umowy są dla nich niezrozumiałe. To jak code review – świeże oko wyłapie, że jakieś zdanie „nie działa”. Włączenie osób technicznych w proces tworzenia kontraktu (legal design sprint) może przynieść pytania „co to znaczy w praktyce?”, co zmusi prawników do doprecyzowania lub dodania wyjaśnień. W efekcie powstaje umowa, którą dział techniczny może czytać bez tłumacza, co usprawnia dalszą współpracę.
• Niebezpieczeństwo nadmiernego uproszczenia: Artykuł ostrzega przed zbyt luźnym podejściem – to również lekcja dla inżynierów. Czasem w projekcie chcemy coś skrócić lub obejść myśląc „będzie prościej”, ale generujemy bug. Tutaj przykład: ktoś zastąpił w umowie trudny termin prostym odpowiednikiem, co zmieniło sens (jak pomylenie „zerwania umowy” z „odstąpieniem”). Dla developera to analogiczne do użycia niewłaściwej funkcji z podobną nazwą – może kompilować się bez błędu, ale wynik będzie zły. Wniosek: prosty język wymaga dyscypliny i testów – nie wolno na własną rękę interpretować ani zmieniać terminów prawnych bez konsultacji.
• Modernizacja komunikacji prawnej: Dla CTO informacja, że prawne aspekty projektów IT też ulegają agilizacji i modernizacji, to dobra wiadomość. Umowy stają się bardziej jak żywe dokumenty, a nie archaiczne pergaminy. Można je iteracyjnie ulepszać (refaktoryzować), dodawać podsumowania, piktogramy, a nawet interaktywne elementy. W przyszłości być może kontrakty będą częściowo czytane maszynowo (smart contracts, automatyczne weryfikatory zgodności). Ten trend prostego języka to krok w tę stronę – najpierw sprawmy, by człowiek (nie-prawnik) rozumiał dokument, a potem łatwiej będzie go przełożyć na logikę dla systemów.

 

Case study – regulamin korzystania z aplikacji mobilnej

• Integracja regulaminu z aplikacją: Programiści muszą zaimplementować w aplikacji ekran lub modul, gdzie użytkownik zapozna się z regulaminem i go zaakceptuje. W praktyce oznacza to dodanie ekranu rejestracji/logowania z checkboxem „Akceptuję regulamin” oraz linkiem do pełnej treści regulaminu (np. w WebView lub otwarciu strony www). Ważne, by było to wygodne na mobile – tekst regulaminu musi być scrollowalny, responsywny i czytelny na małym ekranie.
• Dostępność regulaminu: Zespół techniczny powinien zapewnić, że regulamin jest zawsze dostępny z poziomu aplikacji (np. w menu „Pomoc”/„Informacje prawne”) i na stronie internetowej produktu. Użytkownik może chcieć wrócić do zasad, a także platformy (App Store/Google Play) wymagają, by polityki były dostępne publicznie. Dla DevOps/administratora oznacza to hostowanie aktualnej wersji regulaminu i polityki prywatności pod niezmiennym URL oraz wersjonowanie ich zmian.
• Wymuszanie aktualizacji zgody: Jeśli regulamin się zmieni (np. dodajecie nowe funkcje, które zmieniają warunki), aplikacja powinna rozpoznawać użytkowników, którzy muszą zaakceptować nową wersję. To zadanie dla developerów: np. implementacja mechanizmu pop-upu przy starcie aplikacji po update, który informuje o zmianie regulaminu i prosi o akceptację zanim użytkownik pójdzie dalej. Takie funkcjonalności zapewniają zgodność z wymogiem poinformowania o zmianach (i zbierają ponownie zgodę, co chroni firmę).
• Spełnienie wymogów technicznych w praktyce: Regulamin określa wymagania sprzętowe i środowiskowe (np. „Aplikacja wymaga Android 10 lub iOS 14 oraz stałego dostępu do Internetu”). Deweloper musi upewnić się, że aplikacja faktycznie sprawdzi te warunki – np. zablokuje instalację na niewspieranych wersjach systemu (ustawiając minimalSDK w Google Play / minimal iOS version) lub wyświetli komunikat, jeśli brak sieci. W przeciwnym razie regulamin swoje, a aplikacja swoje – co może wprowadzić użytkowników w błąd.
• Zgłoszenia i wsparcie – aspekt techniczny: Ponieważ regulamin przewiduje procedurę reklamacyjną (np. e-mail do supportu, 14 dni na odpowiedź), team musi skonfigurować odpowiednie narzędzia: alias e-mailowy (support@firma.pl) czy system zgłoszeń. Dobrze jest zintegrować aplikację z mechanizmem wysyłania zgłoszeń (np. przycisk „Zgłoś problem” w ustawieniach), żeby użytkownik nie musiał szukać adresu. To podnosi UX i zapewnia, że reklamacja trafi właściwie i będzie odnotowana w SLA.
• Bezpieczeństwo i dane użytkownika: Regulamin i polityka prywatności deklarują, jak chronimy dane – np. że hasła są bezpiecznie przechowywane, a dane osobowe używane tylko w określonym celu. Backend developerzy oraz admini muszą upewnić się, że system realizuje te obietnice: hasła haszujemy, komunikację szyfrujemy (SSL), dane usuwamy na żądanie użytkownika. Jeśli aplikacja obiecuje w regulaminie np. „Twoje dane mogą zostać usunięte po zamknięciu konta” – trzeba zaimplementować funkcję usuwania konta i powiązanych danych.
• Zgodność z App Store/Google Play: Z punktu widzenia mobile developera, publikacja apki wymaga podania linku do polityki prywatności (obligatoryjnie). Należy go umieścić w metadanych sklepu, a także zadbać, żeby treść polityki spełniała wymogi (np. Apple wymaga by jasno było opisane, jakie dane i w jakim celu są zbierane). Również, jeżeli aplikacja oferuje subskrypcje czy zakupy w appce, programista musi przedstawić je zgodnie z wytycznymi (czytelnie w UI, bo Apple/Google to sprawdzają). Brak zgodności może skutkować odrzuceniem aplikacji w procesie review – stąd wymagana współpraca: prawnicy dostarczają tekst, a programiści implementują go zgodnie z wytycznymi platform.
• Uwzględnienie specyfiki branżowej: Case study wspomina, że w niektórych aplikacjach mogą dojść dodatkowe obowiązki (np. aplikacja finansowa, medyczna – podlega osobnym regulacjom). Dla zespołu technicznego oznacza to, że mogą być potrzebne dodatkowe funkcje lub zabezpieczenia. Np. aplikacja fintech – trzeba zaimplementować mechanizmy KYC/AML zgodnie z prawem, a regulamin to odzwierciedli. Dlatego przy tworzeniu produktu IT ważne jest, by już na etapie projektowania funkcjonalności wiedzieć, jakie przepisy go obejmą (to wpływa na wymagania względem bazy danych, logowania zdarzeń, audytu bezpieczeństwa).
• Testowanie użyteczności regulaminu: UX designerzy i front-end deweloperzy powinni przetestować wyświetlanie regulaminu jak każdą inną funkcję aplikacji. Czy tekst nie urywa się na małym ekranie? Czy linki działają? Czy użytkownik może łatwo powrócić do rejestracji po przewinięciu regulaminu? Te detale wpływają na to, czy użytkownicy rzeczywiście przeczytają zasady. Wdrożenie zasad legal design to wspólne zadanie – prawnicy napisali prostym językiem, a dział techniczny musi to podać w przyjaznej formie (czytelna czcionka, odpowiedni kontrast, możliwość wyszukania słowa w tekście regulaminu itp.).
• Regulamin jako element produktu: Dla product managera i deweloperów ważne jest, by traktować regulamin i zgodność prawną jako część Definition of Done produktu. To znaczy, że launch aplikacji jest gotowy dopiero, gdy wszystkie wymagane dokumenty prawne są dostępne i prawidłowo zintegrowane. Technicznie może to oznaczać tickety w JIRA na dodanie treści regulaminu/polityki, zaimplementowanie checkboxów zgód RODO, itp. – nie zostawiamy tego na ostatnią chwilę. Finalnie, dobrze zaimplementowany regulamin zmniejsza obciążenie supportu (bo użytkownicy mniej pytają o podstawowe sprawy – mają je w dokumencie) i zabezpiecza firmę w razie sporu.