Zmiany związane z wprowadzeniem możliwości prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej zostały wprowadzone ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ta nowelizacja zmieniła ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. 2020.1320 t.j. z dnia 2020.07.300) wprowadzając m.in. w art. 94 pkt 9 i 9b, które dopuściły możliwość wyboru przez pracodawcę przechowywania elektronicznego lub papierowego oraz skróciły od 1 stycznia 2019 r. okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat na koniec roku kalendarzowego.
W Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U.2018.2369), które zastąpiło poprzednie wydane na podstawie Kodeksu pracy, doprecyzowano sposób i zasady przechowywania dokumentacji pracowników w formie elektronicznej. Natomiast Kodeks pracy w art. 948 wprowadził możliwość i konkretne reguły przenoszenia dokumentacji pracowniczej z wersji elektronicznej na papierową i na odwrót, co daje możliwość zmiany dotychczasowego sposobu przechowywania dokumentów. Zmiana dokumentacji z papierowej na elektroniczną wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej.
Warto zaznaczyć, że w rozdziale 3 wyżej wymienionego rozporządzenia zostały wskazane określone zasady w jaki sposób należy takie dokumenty elektronicznie przechowywać. System teleinformatyczny musi zapewniać zabezpieczenie przez uszkodzeniem, utratą, nieuprawnionym dostępem, zabezpieczenie przed wprowadzaniem zmian, integralność dokumentacji. Należy zapewnić m.in. dostęp osobom upoważnionym, funkcjonalność wydruku, sprawne wyszukiwanie. Takie wymogi zawiera § 9 rozporządzenia. Ponadto pracodawca powinien stale analizować zagrożenia bezpieczeństwa dokumentacji w systemie, zapewnić zabezpieczenia adekwatne do zagrożeń, zaplanować w jaki sposób dokumenty będą przechowywane w dłuższym czasie oraz przygotować się na ewentualność przenoszenia ich do innego systemu (§ 10 ww. rozporządzenia). Co ważne, w przypadku przenoszenia dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi, każdy dokument należy zawrzeć w odrębnym pliku i odpowiednim formacie (§13 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).
Ustawodawca określił także jak ma wyglądać procedura dołączania do dokumentacji elektronicznej pism w formie papierowej oraz podał dokładne wymagania co do rozdzielczości podane w załączniku do rozporządzenia. Odwzorowanie cyfrowe wspomniane w art. 948§2 Kodeksu pracy mają być wykonywane z należytą starannością, tak aby była możliwość odczytania z łatwością ich treści.
Wprowadzenie tych rozwiązań pozwoli na usprawnienie wyszukiwania konkretnych dokumentów z akt osobowych, jest bezpieczniejsze i bardziej przyjazne ekologicznie dzięki redukcji zużycia papieru.
Menu
