Technologie wspierające digitalizację i automatyzację dokumentów

Wdrażanie cyfrowego obiegu dokumentów wymaga nie tylko znajomości prawa, ale też odpowiednich narzędzi technologicznych. Poniżej omówiono kluczowe rozwiązania i systemy, które umożliwiają digitalizację dokumentów i automatyzację procesów biurowych, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami.

 

Systemy DMS i elektroniczny obieg dokumentów

Podstawą cyfrowego zarządzania dokumentacją w firmie są systemy klasy DMS (Document Management System), często wchodzące w skład szerszych platform ECM (Enterprise Content Management). Tego typu oprogramowanie pozwala na centralne repozytorium dokumentów elektronicznych – dokumenty mogą być wgrane do systemu (czy to utworzone od razu w postaci elektronicznej, czy zeskanowane z papieru) i opisane metadanymi (tytuł, data, kategoria, autor itp.). DMS zapewnia wersjonowanie (śledzenie kolejnych wersji dokumentu), kontrolę dostępu (określenie kto może oglądać/edytować dany dokument) oraz wyszukiwarkę, umożliwiającą szybkie odnalezienie potrzebnych informacji. Systemy te często integrują moduły OCR (Optical Character Recognition) do rozpoznawania tekstu na skanach, co pozwala uczynić zeskanowane dokumenty w pełni przeszukiwalnymi.

Integralną częścią DMS bywa elektroniczny obieg dokumentów (workflow), czyli zautomatyzowane procesy przekazywania dokumentów pomiędzy pracownikami lub działami. Przykładem workflow jest obieg faktury kosztowej: po wpływie faktury (papierowej lub e-mailowej) dokument jest skanowany lub rejestrowany, następnie system kieruje go do akceptacji przez odpowiednie osoby (np. kierownika działu i dyrektora finansowego), po akceptacji dokument trafia do działu księgowości i jest archiwizowany. Wszystkie te kroki mogą odbywać się elektronicznie – użytkownicy otrzymują powiadomienia, mogą zatwierdzić lub odrzucić dokument jednym kliknięciem, a system rejestruje kto i kiedy podjął daną akcję. Taki workflow eliminuje potrzebę przenoszenia papieru między biurkami, przyspiesza proces (np. równolegle mogą różne osoby czytać dokument) i zwiększa przejrzystość (każdy etap jest logowany). Co ważne, polskie prawo w pełni dopuszcza przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej i ich krążenie w systemach informatycznych – zarówno firmy prywatne, jak i urzędy korzystają już z elektronicznego obiegu​. Należy tylko zadbać o odpowiednie zabezpieczenia i archiwizację – np. system powinien wykonywać kopie zapasowe, chronić dokumenty przed niepowołanym dostępem i zapewnić możliwość wydrukowania lub wyeksportowania dokumentów na wypadek kontroli czy migracji do innego systemu.

Systemy DMS/Workflow mogą być wdrażane lokalnie (on-premises) lub używane w chmurze. Coraz popularniejsze stają się rozwiązania oferowane w modelu SaaS (Software as a Service), gdzie firma wykupuje dostęp do platformy zarządzania dokumentami przez internet. To ułatwia start (brak potrzeby inwestycji w serwery) i często zapewnia z góry zgodność z normami bezpieczeństwa. Ważne jest jednak, aby wybierać rozwiązania spełniające wymogi prawne – np. przechowujące dane w UE (co ułatwia zgodność z RODO) i umożliwiające spełnienie szczególnych obowiązków (przykładowo, czy system pozwala zachować dokument przez wymagany prawem okres archiwizacji, np. 5 lat dla faktury VAT, oraz zapewnia nienaruszalność treści przez ten czas).

 

Platformy no-code/low-code do automatyzacji procesów

Tradycyjne systemy IT wymagały angażowania programistów do wprowadzania zmian czy tworzenia nowych funkcjonalności. Jednak obecnie przedsiębiorcy i nawet działy prawne mogą korzystać z platform no-code/low-code, które umożliwiają tworzenie aplikacji i procesów biznesowych za pomocą graficznego interfejsu, bez potrzeby programowania lub z minimalnym programowaniem. No-code/low-code solutions zyskują na popularności jako narzędzia do szybkiej automatyzacji niestandardowych procesów, w tym także związanych z obiegiem dokumentów​.

• Platformy low-code oferują bibliotekę komponentów i prosty język skryptowy, dzięki czemu użytkownik z podstawową wiedzą techniczną może modelować procesy. Część logiki wciąż może wymagać napisania fragmentu kodu, ale jest on znacznie uproszczony w porównaniu z tradycyjnym programowaniem​. Low-code jest zatem kierowany do tzw. power userów lub analityków IT, którzy znają procesy biznesowe i potrafią wykonać drobne prace techniczne, aby dostosować system do potrzeb firmy.
• Platformy no-code idą krok dalej – pozwalają tworzyć kompletne aplikacje biznesowe bez pisania jakiegokolwiek kodu, za pomocą metod typu „przeciągnij i upuść” (drag-and-drop). Interfejsy no-code są na tyle intuicyjne, że mogą z nich korzystać użytkownicy biznesowi niemający specjalistycznej wiedzy programistycznej​. Tacy użytkownicy nazywani są często obywatelskimi deweloperami (citizen developers) – np. pracownik działu prawnego może samodzielnie, korzystając z platformy no-code, stworzyć prosty system do generowania umów na bazie wprowadzonych danych, zamiast zlecać to zadanie działowi IT.

W kontekście obiegu dokumentów, no-code/low-code znajduje wiele zastosowań:

• Budowa formularzy elektronicznych dla klientów lub pracowników, które po wypełnieniu generują dokument (np. klient wypełnia formularz zamówienia usługi, a system generuje umowę w PDF gotową do podpisu).
• Tworzenie własnych workflow – np. firma może samodzielnie zaprojektować proces akceptacji wniosku urlopowego czy obieg zapytania ofertowego, definiując kroki i odpowiedzialne osoby za pomocą graficznego edytora. Dzięki temu rozwiązania automatyzujące pracę z dokumentami mogą być dostosowane dokładnie do specyfiki organizacji.
• Integracje między systemami – platformy low-code często pozwalają łączyć różne usługi (np. e-mail, bazę danych, system CRM) w jedną automatyczną sekwencję. Można np. zautomatyzować pobieranie załącznika z maila, zapisywanie go w DMS i wyzwolenie zadania w workflow, bez potrzeby ręcznego wykonywania tych czynności.
• Generowanie raportów i powiadomień – użytkownik może sam zaprojektować np. szablon raportu tygodniowego, który system co poniedziałek wygeneruje z danych zebranych w trakcie procesów i roześle odpowiednim osobom.

Główną zaletą no-code/low-code jest szybkość i elastyczność wdrożeń. Wiele usprawnień można wprowadzić w ciągu dni lub tygodni (zamiast miesięcy klasycznego developmentu), co jest cenne zwłaszcza dla mniejszych firm lub działów, które chcą unowocześnić swoje procesy bez wielkich budżetów. Zastosowanie tych platform w obiegu dokumentów pozwala demokratyzować dostęp do automatyzacji – jak najwięcej pracowników może usprawnić swoją pracę z dokumentami w intuicyjny i wygodny sposób​. Trzeba jednak pamiętać o ograniczeniach: bardzo złożone procesy lub takie, które wymagają zaawansowanych integracji, mogą wykraczać poza możliwości no-code i wtedy potrzebne jest rozwiązanie szyte na miarę (kodowane tradycyjnie) lub hybrydowe podejście (rozszerzenie platformy no-code własnymi modułami programistycznymi).