Platformy i usługi e-administracji

ePUAP i adresy do e-doręczeń

Osobnym, ale powiązanym obszarem są platformy ułatwiające komunikację elektroniczną z administracją i wymianę dokumentów oficjalnych. Najważniejsza z nich w Polsce to ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) – centralny portal, przez który obywatele i firmy mogą składać wnioski i pisma do urzędów w formie elektronicznej. EPUAP udostępnia tzw. skrzynki podawcze instytucji publicznych oraz setki formularzy elektronicznych (od złożenia deklaracji podatkowej, przez wnioski meldunkowe, po skargi i odwołania). Dokument wysłany przez ePUAP, opatrzony podpisem zaufanym lub kwalifikowanym, jest prawnie równoważny dokumentowi papierowemu złożonemu osobiście czy listownie. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą załatwiać sprawy urzędowe bez wychodzenia z biura – np. zarejestrować działalność gospodarczą online, uzyskać wypis z KRS, złożyć odwołanie od decyzji administracyjnej czy przekazać dokumenty do przetargu publicznego. Co ważne, coraz więcej procedur administracyjnych jest obligatoryjnie elektronicznych – np. od 2018 r. sprawozdania finansowe spółek składa się tylko elektronicznie (e-sprawozdania do KRS), a od 2021 r. korespondencja z KRS w większości odbywa się cyfrowo. Wdrażana jest także ustawa o doręczeniach elektronicznych, która docelowo ma sprawić, że urzędy będą doręczać pisma oficjalne na adresy do e-doręczeń przedsiębiorców zamiast tradycyjną pocztą​. Już od 2023 r. działa publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (pełniąca rolę cyfrowego listu poleconego z potwierdzeniem odbioru), a od 2025 r. niektóre firmy zostaną zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych​. Dla biznesu oznacza to konieczność monitorowania skrzynki elektronicznej tak samo jak tradycyjnej poczty poleconej, ale jednocześnie ułatwia wymianę dokumentów z administracją (wszystko odbywa się online).

W kontekście B2B i B2C, istnieją też platformy ułatwiające wymianę dokumentów między firmami lub między firmą a klientem z gwarancją pewności doręczenia i integralności – np. platformy wymiany faktur ustrukturyzowanych (jak wspomniana PEF czy przyszły KSeF) albo dedykowane systemy komunikacji z klientami (bankowość internetowa udostępniająca dokumenty w bezpiecznym portalu, portale pacjenta dla dokumentacji medycznej itp.). Wszystkie one dążą do jednego: zastąpienia papieru obiegiem elektronicznym w sposób bezpieczny (szyfrowanie, uwierzytelnienie użytkowników) i zgodny z wymogami prawa (zapewnienie trwałego nośnika, dowodu doręczenia, możliwości audytu).