Dla przedsiębiorców i prawników planujących digitalizację dokumentacji można sformułować kilka praktycznych wskazówek:
- Analiza potrzeb i wymogów prawnych: Na początek warto zrobić przegląd, jakie typy dokumentów obsługuje firma i jakie przepisy je regulują. Np. czy mamy dokumenty, które koniecznie muszą być na papierze (np. weksel, jeśli stosujemy), czy umowy wymagające formy pisemnej (wtedy od razu zaplanować e-podpis kwalifikowany dla tych przypadków). Trzeba ustalić okresy przechowywania poszczególnych dokumentów wynikające z prawa (dla kadr, podatków, itp.) – to wyznaczy wymagania dla systemu archiwum.
- Wybór właściwych narzędzi: Na rynku jest wiele rozwiązań – od prostych aplikacji chmurowych po rozbudowane platformy korporacyjne. Kluczowe jest, by narzędzie było dostosowane skalą do naszej firmy i dawało gwarancje prawne (np. czy dostawca podpisów ma status kwalifikowanego – jeśli chcemy podpisy równoważne odręcznym). Dobrze postawić na system, który obsługuje standardy (PDF/A, XAdES/PAdES, integracje API) i jest użyteczny dla użytkowników (intuicyjny interfejs – bo nawet najlepsze narzędzie nie zadziała, jeśli ludzie nie będą go używać). Czasem rozwiązania no-code mogą być w zupełności wystarczające do zbudowania potrzebnego obiegu dokumentów i tańsze niż gotowy produkt – warto to rozważyć, zwłaszcza jeśli procesy są unikalne.
- Pilotaż i stopniowe wdrażanie: Zamiast na raz cyfryzować wszystko, lepiej wybrać jeden obszar na projekt pilotażowy. Np. wdrożyć elektroniczny obieg faktur kosztowych w firmie lub cyfrowe podpisywanie umów z wybranymi kontrahentami. Pozwoli to wyłapać problemy i dać zespołowi czas na naukę. Po udanym pilocie i uzyskaniu akceptacji użytkowników, łatwiej rozszerzyć na kolejne procesy.
- Szkolenia i zmiana procedur: Konieczne jest opracowanie nowych procedur wewnętrznych (np. instrukcja obiegu dokumentów elektronicznych – kto wrzuca dokumenty do systemu, jak opisuje, co robić w razie awarii systemu). Warto opracować politykę podpisywania umów: np. określić, że wszystkie umowy z klientami będą podpisywane elektronicznie chyba że klient zażąda inaczej, a oryginały papierowe dokumentów sprzed digitalizacji będą przechowywane przez X miesięcy równolegle na wypadek sporów. Pracowników trzeba przeszkolić praktycznie z obsługi nowych narzędzi oraz świadomie wytłumaczyć im dlaczego ta zmiana – żeby zyskać ich przychylność i dbałość o nowe procesy.
- Współpraca działu prawnego z IT: Wdrażanie digitalizacji to przedsięwzięcie na styku prawa i technologii. Prawnicy powinni być od początku zaangażowani w projekt – wskazać wymagania, ocenić ryzyka, sprawdzić zgodność rozwiązania z przepisami (np. czy dostawca chmurowy nie hostuje danych poza EOG, bo to rodzi komplikacje RODO). Z kolei dział IT lub dostawca systemu musi zaadresować uwagi prawników w konfiguracji (np. ustawić odpowiednie retencje danych, procedury backupu, integrację z narzędziem do raportowania incydentów bezpieczeństwa). Taka współpraca zapewni, że rozwiązanie będzie zarówno funkcjonalne, jak i zgodne z regulacjami.
- Monitorowanie i aktualizacja: Po wdrożeniu nie można spocząć na laurach – należy monitorować, czy system jest używany prawidłowo (np. czy pracownicy nie obchodzą go wysyłając poufne dokumenty prywatnym mailem – wtedy trzeba wyjaśnić, korygować). Trzeba też śledzić zmiany przepisów: np. pojawienie się eIDAS 2 za parę lat, nowe krajowe wymogi (obowiązkowy KSeF – firmy muszą dostosować systemy fakturowe), czy choćby koniec wsparcia dla używanych formatów. Regularne audyty compliance i audyty bezpieczeństwa są zalecane, by utrzymać wysoki poziom zaufania do e-obiegu dokumentów w firmie.
Digitalizacja i automatyzacja dokumentów stają się nieodłącznym elementem nowoczesnego biznesu – zarówno w Polsce, jak i na świecie. Polskie prawo, w ślad za unijnym, stworzyło solidne podstawy prawne do posługiwania się dokumentami elektronicznymi w obrocie cywilnoprawnym i administracyjnym. Dokumenty elektroniczne, podpisy cyfrowe, elektroniczne archiwa i platformy komunikacji są już codziennością w wielu firmach i instytucjach. Przedsiębiorcy dostrzegają wymierne korzyści w postaci oszczędności kosztów, szybkości działania i lepszego zarządzania informacją. Dla prawników zaś cyfryzacja dokumentów oznacza nowe możliwości (sprawniejsza obsługa klientów, nowe usługi LegalTech) i wyzwania (konieczność interpretacji przepisów w kontekście nowych technologii, zapewnienie zgodności działań z ramami prawnymi).
Polski rynek ma swoje specyficzne elementy, jak ePUAP czy profil zaufany, oraz intensywne zmiany (plan powszechnego e-fakturowania, e-doręczenia). Jednak kierunek jest wspólny z trendami globalnymi: paperless (bezpapierowy) staje się standardem. Ważne jest, by implementując cyfrowe rozwiązania, czynić to świadomie i odpowiedzialnie – w granicach prawa, z poszanowaniem prywatności i bezpieczeństwa danych. Narzędzia takie jak systemy DMS, platformy no-code, blockchain czy AI są tylko środkami do celu, jakim jest sprawniejszy i efektywniejszy obrót dokumentami. Ich właściwe wykorzystanie może przynieść ogromne usprawnienia dla firm każdej skali – od startupu po korporację – oraz dla działów prawnych, administracyjnych i operacyjnych.
Podsumowując, digitalizacja dokumentów w biznesie to już nie tyle pytanie „czy”, ale „jak najlepiej” ją przeprowadzić. Firmy, które zrobią to we współpracy z ekspertami prawnymi i IT, zyskają przewagę konkurencyjną i zgodność działań z regulacjami. Natomiast klienci i partnerzy odczują większą wygodę i szybszą obsługę. W świecie, gdzie niemal wszystko można załatwić online, dokumenty muszą podążać tą samą drogą – stając się bitami zamiast atomów, przy zachowaniu swojej istoty prawnej i zaufania, jakim były obdarzane w formie papierowej. Dzięki nowoczesnym technologiom i sprzyjającym regulacjom, cel ten jest osiągalny już dziś, a w najbliższych latach cyfrowy obieg dokumentów stanie się po prostu standardem prowadzenia działalności gospodarczej.
Menu
