Digitalizacja i automatyzacja dokumentów w biznesie niosą ze sobą szereg korzyści:
- Oszczędność czasu i pieniędzy: Eliminacja papieru redukuje koszty materiałów biurowych, wysyłki i archiwizacji fizycznej. Automatyzacja procesów obiegu skraca czas realizacji zadań (np. szybsze uzyskanie wszystkich podpisów pod umową, automatyczne zaksięgowanie faktury). Badania wskazują, że zastosowanie platform no-code może przyspieszyć tworzenie aplikacji biznesowych nawet 4-5-krotnie w porównaniu z tradycyjnym podejściem. Ponadto firmy oszczędzają na przestrzeni – tysiące stron dokumentów można przechować na serwerze zamiast wynajmować magazyn akt.
- Lepsza kontrola i przejrzystość: Systemy elektroniczne dają możliwość śledzenia każdego etapu obiegu dokumentu – wiadomo, kto i kiedy go modyfikował, zatwierdził, wysłał. To zwiększa kontrolę wewnętrzną i utrudnia ewentualne nadużycia (np. zniknięcie dokumentu jest prawie niemożliwe, bo system zachowa ślad). Kierownictwo ma też na bieżąco podgląd, na jakim etapie są poszczególne sprawy, co umożliwia lepsze zarządzanie.
- Szybsze decyzje i współpraca: Dostęp do dokumentów „od ręki” (wystarczy zalogować się do systemu) sprawia, że decyzje biznesowe mogą być podejmowane szybciej. Współdzielenie informacji jest łatwe – kilka osób może jednocześnie czytać ten sam dokument, dodawać komentarze, pracować nad zmianami. W dobie pracy zdalnej jest to wręcz warunek utrzymania efektywności.
- Mniej błędów i spójność danych: Automatyzacja minimalizuje błędy ludzkie przy przenoszeniu danych (np. system sam przenosi dane z oferty do zamówienia, więc nie dojdzie do pomyłki w kwocie czy adresie). Ponadto wymuszane są pewne pola (formularz nie pozwoli wysłać wniosku bez wymaganych informacji), co poprawia kompletność dokumentów. Spójność jest zachowana, bo dokumenty w jednym systemie są „jedną prawdą” – zamiast wielu kopii i wersji krążących e-mailem, pracuje się na jednym egzemplarzu w DMS.
- Łatwiejsze spełnienie wymogów prawnych: Jak wspomniano, RODO i inne regulacje stawiają wymagania, którym łatwiej sprostać cyfrowo. System może automatycznie usuwać dane po okresie retencji, przypominać o potrzebie akceptacji określonych klauzul, logować dostęp do danych osobowych. Kwalifikowane podpisy zapewniają wymaganą prawem formę umów. Dobrze zaprojektowany elektroniczny archiwum gwarantuje, że dokumenty są przechowane tak długo, jak wymagają tego przepisy (np. 5 lat podatkowo, 10 lat – księgi rachunkowe, 3 lata – gwarancje konsumenckie, 50 lat – akta osobowe itp.), a potem może wspierać proces brakowania (usuwania) zgodnie z prawem.
- Przewaga konkurencyjna i innowacja: Firmy, które wcześnie przyjmują cyfrowe narzędzia, często zyskują przewagi – są postrzegane jako nowoczesne, mogą obsłużyć klienta sprawniej, łatwiej skalują biznes (bo procesy są mniej pracochłonne). Automatyzacja dokumentów bywa pierwszym krokiem do szerszej transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa, co może otworzyć drogę do nowych modeli biznesowych (np. sprzedaż w pełni online, obsługa klientów bez oddziałów fizycznych itp.).
Mimo licznych plusów, wdrożenie digitalizacji dokumentów wiąże się też z wyzwaniami:
- Bezpieczeństwo informacji: Dokumenty biznesowe często zawierają wrażliwe dane (handlowe, osobowe, finansowe). Przeniesienie ich do postaci cyfrowej rodzi obawy o cyberbezpieczeństwo. Firmy muszą zainwestować w zabezpieczenia: szyfrowanie danych, systemy zapobiegania włamaniom, backup offline na wypadek ataku ransomware. Ryzyko wycieku danych wymaga odpowiednich polityk dostępu (nie każdy pracownik zobaczy wszystkie dokumenty – należy nadawać uprawnienia wg roli) oraz szkoleń z zakresu bezpieczeństwa (np. uwrażliwienie na phishing). Paradoksalnie papier też mógł zostać skradziony czy skopiowany, ale ataki cybernetyczne to nowy wymiar zagrożeń.
- Koszty początkowe i zmiana organizacyjna: Choć w długim okresie digitalizacja oszczędza koszty, początkowo wymaga inwestycji – w systemy, w sprzęt (np. skanery, podpisy), w konfigurację procesów i przede wszystkim w szkolenia pracowników. Często opór ludzki jest większym wyzwaniem niż technologia. Pracownicy przyzwyczajeni do papieru muszą nauczyć się nowych narzędzi, zmienić nawyki (np. zamiast wydrukować i parafować dokument – dodać notatkę i przesłać dalej elektronicznie). Wdrożenie musi więc objąć nie tylko aspekt IT, ale i zarządzanie zmianą – jasno komunikować korzyści, zapewnić wsparcie użytkownikom, stopniowo wycofywać „stare” metody.
- Zgodność z prawem w szczegółach: Prawo co prawda dopuszcza e-dokumenty, ale diabeł tkwi w szczegółach. Trzeba np. pamiętać o takich kwestiach jak zgody kontrahentów na e-faktury, zapewnienie wymaganego kwalifikowanego podpisu tam, gdzie to konieczne (np. umowa z wekslem – weksel elektroniczny to osobny temat, bo tradycyjnie weksel to dokument papierowy; więc pewnych rzeczy nie zdigitalizujemy bez zmiany prawa). Kolejny przykład: pieczątki firmowe – formalnie nie ma obowiązku pieczątki, ale w obiegu tradycyjnym to ważny element wiarygodności. W elektronicznym odpowiednikiem może być certyfikat firmowy (pieczęć) lub choćby skan pieczątki i podpisu – firmy muszą zdecydować co przyjmują jako standard i czy kontrahenci to uznają. Istotne jest również przestrzeganie specyficznych przepisów branżowych – np. w księgowości program finansowo-księgowy musi mieć certyfikat zgodności, a e-archiwum – określone cechy żeby urząd skarbowy uznał dane (tutaj wskazówki dają przepisy jak Krajowe Standardy Księgowości czy wytyczne Ministerstwa Finansów).
- Interoperacyjność i formaty: Wybierając systemy i narzędzia, trzeba brać pod uwagę otwartość formatów. Dokumenty zapisane w unikatowym formacie danego systemu mogą być trudne do odczytania poza nim, co grozi uzależnieniem od dostawcy (vendor lock-in). Dlatego lepiej stosować powszechne formaty (PDF/A dla długoterminowej archiwizacji, XML/CSV dla danych). Również komunikacja z zewnętrznymi podmiotami wymaga uzgodnienia formatów – np. jedna firma wysyła zamówienia w EDIFACT, inna obsługuje tylko XML UBL. Konieczne mogą być translatory. Standaryzacja (jak wspólny standard e-faktury EN16931) stopniowo ułatwia ten problem, ale nie rozwiąże go we wszystkich dokumentach.
- Trwałość i wiarygodność na lata: Dokumenty firmowe często muszą być przechowywane wiele lat. Należy zapewnić, że podpisy elektroniczne na dokumentach da się zweryfikować nawet po wygaśnięciu certyfikatów (stosuje się wtedy tzw. podpisy długoterminowe XAdES/LTV z dołączonymi tokenami walidacji, certyfikatami i znacznikami czasu). Firma musi też dbać o migrację danych – np. co jeśli za 15 lat obecny system DMS nie będzie już wspierany? Trzeba planować możliwość eksportu całego archiwum do nowego systemu lub do formy zewnętrznej (to jak przenosiny tradycyjnego archiwum do nowego budynku – tylko w świecie bitów).
- Ograniczenia prawne i techniczne w użyciu zaawansowanych rozwiązań: Dla przykładu, smart contracts – technicznie brzmią świetnie, ale dopóki nie ma jasności prawnej, firmy mogą obawiać się powierzyć dużą wartość umowie, której „tekstem” jest kod. W razie błędu w kodzie kto ponosi odpowiedzialność? (trwają dyskusje, czy np. dostawca platformy, czy strona, która wprowadziła kod – brak jednolitej koncepcji odpowiedzialności). Podobnie AI – automatyczne podejmowanie decyzji np. o odrzuceniu wniosku kredytowego może rodzić zarzut braku ludzkiej oceny (art. 22 RODO ogranicza czysto automatyczne decyzje). Stąd nie wszystkie procesy da się (na razie) w pełni zautomatyzować – czasem potrzebna jest tzw. human in the loop (człowiek zatwierdzający decyzję AI).
- Akceptacja społeczna: Ostatnim, miękkim wyzwaniem jest to, na ile otoczenie akceptuje cyfrowe dokumenty. Mimo że prawnie umowa elektroniczna jest ważna, zdarzało się przez lata, że np. sąd czy urząd z przyzwyczajenia żądał „proszę okazać oryginał z podpisem”. Na szczęście świadomość rośnie i również sądownictwo zaczyna doceniać dowody elektroniczne (w e-sądzie wręcz nie ma innej formy). W biznesie coraz rzadziej kto kwestionuje np. ważność umowy zawartej mailem – ale w razie sporu sądowego warto być gotowym na edukowanie sądu (przedstawienie np. nagrania rozmowy, by udowodnić że e-mail pochodzi od danej osoby, choć są już domniemania prawne dokumentu prywatnego itp.). Stopniowo nowe pokolenie przedsiębiorców i prawników w pełni ufa cyfrowym formom, więc jest to kwestia czasu i praktyki.
Menu
