W dobie transformacji cyfrowej coraz więcej przedsiębiorstw odchodzi od papierowych dokumentów na rzecz form elektronicznych. Digitalizacja dokumentów oznacza przekształcenie tradycyjnych papierów w zapisy cyfrowe (np. skany, pliki PDF), zaś automatyzacja procesów dokumentacyjnych polega na wykorzystaniu narzędzi informatycznych do obsługi obiegu i zarządzania dokumentami bez ingerencji lub z minimalną ingerencją człowieka. W Polsce trend ten przyspieszył w ostatnich latach, m.in. wskutek zmian prawnych ułatwiających stosowanie e-dokumentów oraz upowszechnienia pracy zdalnej. Zarówno w relacjach B2B (między firmami) jak i B2C (firma – klient indywidualny) rośnie zapotrzebowanie na sprawne, bezpieczne i zgodne z prawem zarządzanie dokumentacją w formie cyfrowej.
Korzyści digitalizacji
Digitalizacja dokumentów przynosi wymierne korzyści: oszczędność czasu i kosztów (eliminacja druku, wysyłki pocztowej, magazynowania akt), poprawę dostępu do informacji (dokumenty dostępne od ręki z dowolnego miejsca) oraz ograniczenie błędów ludzkich. Automatyzacja dodatkowo usprawnia procesy biznesowe – przykładowo dokument może automatycznie trafić do odpowiedniej osoby w firmie w celu akceptacji, a kontrakt może zostać wygenerowany na podstawie szablonu po wypełnieniu formularza przez klienta.
Prawo polskie – uznanie e-dokumentów i formy czynności prawnych
Polskie prawo w ostatnich latach dostosowało się do cyfrowej rzeczywistości, uznając prawomocność dokumentów elektronicznych w wielu obszarach. Kluczowe znaczenie miała nowelizacja Kodeksu cywilnego z 2016 r., która wprowadziła formę dokumentową czynności prawnej obok tradycyjnej formy pisemnej. Zgodnie z art. 772 K.c., do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Tak szeroka definicja formy dokumentowej sprawia, że za dokument w rozumieniu KC uznaje się każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią – może to być e-mail, wiadomość SMS, faks, a nawet plik dźwiękowy lub graficzny, o ile utrwalono na nim treść oświadczenia woli i da się zidentyfikować autora. W praktyce oznacza to, że np. umowa zawarta poprzez wymianę wiadomości e-mail czy komunikatora może mieć skutek prawny formy dokumentowej, jeśli tylko można ustalić kto złożył oświadczenie.
Forma dokumentowa a elektroniczna
Należy odróżnić formę dokumentową od formy elektronicznej czynności prawnej. Forma elektroniczna, uregulowana w art. 781 K.c., polega na złożeniu oświadczenia woli w formie elektronicznej opatrzeniu dokumentu elektronicznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym – taka forma jest równoważna formie pisemnej (wymagającej własnoręcznego podpisu). Innymi słowy, tam gdzie prawo wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym e-podpisem spełnia ten wymóg. Przykładowo, jeśli umowa między firmami musi być zawarta „na piśmie”, to podpisanie jej przez strony kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi daje ten sam skutek prawny, co podpis odręczny każdej ze stron na papierze. Natomiast zwykły skan podpisanej umowy lub kliknięcie „Akceptuję” (forma dokumentowa) nie spełni wymogu formy pisemnej – jest wystarczające tylko tam, gdzie przepisy nie wymagają formy pisemnej. Warto wspomnieć, że w polskim prawie istnieją również formy szczególne jak akt notarialny czy forma z podpisami notarialnie poświadczonymi, które wciąż wymagają udziału notariusza i nie mogą być zastąpione zwykłym e-podpisem.
Poza kodeksem cywilnym, szereg ustaw szczegółowych reguluje kwestie wykorzystania dokumentów elektronicznych. Przykładowo, Kodeks postępowania administracyjnego i ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne zobowiązują organy administracji do akceptowania podań i pism w formie elektronicznej. Od strony obywatela lub przedsiębiorcy oznacza to możliwość wnoszenia spraw urzędowych przez internet – np. poprzez platformę ePUAP (o czym niżej). Również Kodeks postępowania cywilnego uznaje dokumenty elektroniczne jako dowody w sprawie; wydruki e-maili czy plików mogą służyć jako dowód dokumentowy, przy czym ich wiarygodność ocenia sąd (np. czy nie zostały zmodyfikowane).
Cyfryzacja dokumentacji pracowniczej
Ważnym krokiem było także umożliwienie cyfryzacji dokumentacji pracowniczej. Ustawa z 10 stycznia 2018 r. (nowelizacja kodeksu pracy i przepisów szczególnych) wprowadziła od 1 stycznia 2019 r. równoważność elektronicznej postaci akt pracowniczych z papierową. Pracodawca może prowadzić teczki osobowe pracowników i inne akta kadrowe elektronicznie zamiast na papierze – pod warunkiem zachowania odpowiednich procedur. Co istotne, jeśli dokonuje się konwersji istniejących dokumentów pracowniczych z papieru na postać cyfrową (tzw. digitalizacja wtórna), to po zeskanowaniu dokumentu należy opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez upoważnioną osobę, inaczej nie będzie on ważny. W praktyce oznacza to, że np. zeskanowane świadectwo pracy lub umowa o pracę powinna zostać potwierdzona bezpiecznym e-podpisem (np. pracodawcy) aby traktować ją na równi z oryginałem. Ustawodawca tym samym zadbał o autentyczność i integralność cyfrowych kopii – podpis kwalifikowany gwarantuje, że dokument po zeskanowaniu nie został zmieniony i pochodzi od określonego podmiotu.
Dokumenty w formie elektronicznej
W polskim porządku prawnym generalnie dokument elektroniczny ma taką samą moc prawną jak dokument papierowy, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Istnieją jednak pewne kategorie dokumentów, które nadal muszą występować w formie tradycyjnej albo wymagają zachowania oryginału papierowego. Ogólna zasada jest taka: dokumenty powstałe pierwotnie w formie elektronicznej mogą pozostać elektroniczne, natomiast te powstałe na papierze można przenieść na nośniki cyfrowe – z pewnymi wyjątkami. Przykładowym wyjątkiem są faktury – przepisy podatkowe wymagają, by fakturę przechowywać w takiej postaci, w jakiej została wystawiona. To znaczy, jeśli fakturę wystawiono pierwotnie na papierze, należy przechowywać oryginał papierowy (np. w archiwum firmy) w ustalonym porządku, a jeśli była to e-faktura (np. plik PDF lub ustrukturyzowany XML), powinna być archiwizowana elektronicznie. Podobnie długo obowiązywała zasada, że dokumenty księgowe muszą mieć zachowaną oryginalną formę – choć dopuszczalne jest równoległe przechowywanie kopii cyfrowych, to oryginały np. faktur kosztowych czy wyciągów bankowych powinny być dostępne w formie pierwotnej do ewentualnej kontroli. W ostatnich latach wprowadzono jednak ułatwienia, np. ustawa o rachunkowości obecnie dopuszcza prowadzenie ksiąg i dowodów księgowych elektronicznie, pod warunkiem że możliwe jest ich wydrukowanie na żądanie oraz zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń. Mimo to, digitalizacja wtórna (skanowanie istniejących papierów) pewnych dokumentów wciąż budzi ostrożność prawników. Przykładowo wskazuje się, że brak jest przepisów pozwalających uznać skan tradycyjnie podpisanej umowy cywilnoprawnej za pełnoprawny substytut oryginału – skan takiej umowy może służyć tylko pomocniczo jako dowód, ale nie zastąpi oryginału na wypadek sporu. Zaleca się zatem, by ważne umowy między stronami albo od razu zawierać elektronicznie (np. wymieniając się podpisanymi kwalifikowanymi e-podpisami), albo przechowywać oryginały papierowe, jeśli umowa była podpisana na papierze.
Podsumowanie
Podsumowując polskie realia prawne: prawo dopuszcza elektroniczny obieg dokumentów i uznaje go za legalny w administracji, biznesie i innych dziedzinach. Liczne akty prawne wspierają cyfryzację, m.in. ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej z 5 września 2016 r. (wdrażająca unijne regulacje eIDAS), która potwierdza ważność podpisu kwalifikowanego i innych usług zaufania w Polsce. Ponadto, przepisy sektorowe coraz częściej wręcz wymuszają cyfrową komunikację – np. sprawozdania finansowe firm muszą być składane elektronicznie i opatrzone kwalifikowanym podpisem lub podpisem zaufanym ePUAP; deklaracje podatkowe składa się przez internet, a od 2018 r. Jednolity Plik Kontrolny (JPK) z danymi finansowymi przekazywany jest fiskusowi wyłącznie elektronicznie. Podobnie wiele spraw w KRS (Krajowym Rejestrze Sądowym) załatwia się online. Takie wymagania prawne sprawiają, że przedsiębiorcy nie tylko mogą, ale często muszą korzystać z e-dokumentów w kontaktach z urzędami czy kontrahentami.
Menu
