Automatyzacja dokumentów w przedsiębiorstwach

Sztuczna inteligencja (AI) i OCR w obsłudze dokumentów

Coraz ważniejszą rolę w automatyzacji dokumentów odgrywa sztuczna inteligencja, w szczególności uczenie maszynowe. AI wspiera digitalizację na kilka sposobów:

• OCR i inteligentne rozpoznawanie dokumentów: Nowoczesne silniki OCR, wspierane uczeniem maszynowym, potrafią nie tylko przekształcić zeskanowany obraz w tekst, ale też rozpoznać strukturę dokumentu (np. wykryć gdzie na fakturze jest numer, data, kwota VAT) i zaklasyfikować dokument do określonego typu. Dzięki temu proces rejestracji dokumentów wpływających może być automatyczny – skaner + AI odczytuje dane z faktury i wprowadza je do systemu finansowego, minimalizując pracę manualną. Przykładowo firmy używają tego przy przetwarzaniu setek faktur od dostawców miesięcznie.
• Ekstrakcja danych z umów i analiza treści: AI potrafi analizować teksty umów czy pism – istnieją narzędzia LegalTech, które automatycznie znajdują w projekcie umowy klauzule odbiegające od standardu, brakujące postanowienia albo np. wyliczają ryzyka. To wciąż rozwijająca się dziedzina, ale w zakresie automatyzacji dokumentów można już stosować np. chatboty prawne udzielające standardowych informacji na podstawie bazy dokumentów (przydatne w B2C do obsługi klienta) albo moduły podpowiadające optymalizacje w treści dokumentów (co wpisuje się w nurt legal design).
• Klasyfikacja korespondencji: w większych organizacjach dziennie przychodzą setki e-maili z załącznikami. AI może pomóc kwalifikować, które wiadomości zawierają np. reklamację klienta, które są zgłoszeniem serwisowym, a które formalnym pismem. Automatyczne rozpoznanie pozwala skierować sprawę we właściwy proces bez udziału sekretariatu.
• Automatyczne generowanie dokumentów: z użyciem językowych modeli AI (np. GPT) możliwe jest generowanie draftów dokumentów na podstawie krótkich opisów. W kontekście biznesowym i prawnym ta technologia dopiero zdobywa zaufanie – wymaga walidacji przez człowieka ze względu na możliwe błędy – ale już jest testowana do tworzenia np. prostych umów o standardowej treści, odpowiedzi na powtarzalne zapytania klientów itp.

Sztuczna inteligencja zatem uzupełnia tradycyjne systemy DMS/Workflow, przynosząc nowy poziom automatyzacji – nie tylko wykonuje utarte procedury, ale potrafi „rozumieć” treść dokumentów i podejmować na tej podstawie decyzje. Oczywiście wdrożenie AI musi być zgodne z prawem (np. przetwarzanie danych osobowych przez AI wymaga oceny ryzyka zgodnie z RODO) i transparentne, jednak przy właściwej konfiguracji może znacznie przyspieszyć pracę z dokumentami, odciążając pracowników od monotonnych zadań.

 

Blockchain i smart contracts w obiegu dokumentów

Blockchain, czyli rozproszona baza danych działająca w sieci peer-to-peer, zasłynął jako technologia stojąca za kryptowalutami, ale znalazł też zastosowanie w zapewnianiu integralności dokumentów oraz automatyzacji niektórych transakcji poprzez tzw. smart contracts (inteligentne kontrakty).

Smart contract to program komputerowy przechowywany na blockchainie, który automatycznie wykonuje zapisaną w nim logikę po zajściu określonych warunków​. Najczęściej opisuje się je zasadą „jeżeli X, to Y” – przypomina to tradycyjną umowę, z tą różnicą, że warunki i skutki są zapisane w kodzie, a wykonanie następuje samoistnie, bez potrzeby dalszych działań stron. Przykładowo, inteligentny kontrakt może przechowywać depozyt w kryptowalucie i określać, że jeśli kupujący potwierdzi odbiór towaru do określonej daty (zdarzenie X), to środki zostaną automatycznie przekazane sprzedawcy (akcja Y), w przeciwnym razie nastąpi zwrot pieniędzy kupującemu. Taki mechanizm działa niezależnie od woli stron po uruchomieniu – raz zawarty smart contract „pilnuje” realizacji warunków i sam dokonuje np. płatności, gdy nadejdzie określony moment, czy innego działania, do którego został zaprogramowany​.

Potencjał smart kontraktów w biznesie jest duży: mogą automatyzować rozliczenia (np. płatność wykonawcy następuje automatycznie po ukończeniu zadania potwierdzonym w systemie), zarządzanie łańcuchem dostaw (śledzenie towaru i przekazywanie danych od producenta do odbiorcy finalnego odbywa się na blockchainie bez możliwości fałszerstwa) czy realizację ubezpieczeń (wypłata odszkodowania może nastąpić natychmiast po spełnieniu warunków, np. stwierdzeniu opóźnionego lotu w ubezpieczeniu podróży). Dzięki blockchainowi warunki i zdarzenia są transparentne i niezmienialne – wszystkie strony mają dostęp do tego samego zapisu i nie da się jednostronnie go zmodyfikować, co eliminuje część sporów o to „co ustalono”. Dodatkowo brak pośredników (smart contract działa sam zamiast np. banku czy notariusza) może obniżyć koszty transakcyjne​.

Jednakże z perspektywy prawnej smart contracts budzą sporo pytań. W polskim systemie prawnym jak dotąd nie zdefiniowano ani nie uregulowano odrębnie smart kontraktów​. Brak jest ich legalnej definicji w ustawie, a zatem nie mamy szczególnych przepisów mówiących, czy i kiedy smart contract jest ważną umową. To nie oznacza, że nie można z nich korzystać – prawo polskie nie zabrania zawierania umów w takiej formie, o ile spełnione są ogólne wymagania ważności umów (zdolność stron, zgodne oświadczenia woli co do istotnych postanowień umowy, zgodność z prawem i zasadami współżycia)​. W praktyce smart kontrakt może być uznany za umowę (albo za wykonanie umowy) jeśli towarzyszy mu odpowiednie porozumienie prawne. Często stosuje się model hybrydowy: strony zawierają zwykłą umowę (np. w formie pisemnej lub dokumentowej), w której określają, że pewne zobowiązania będą wykonywane poprzez kod (smart contract) i opisują jego mechanizm. Sam kod może być załącznikiem do umowy lub jej integralną częścią. Wtedy ewentualny spór prawny rozstrzyga się na podstawie tej umowy, a smart contract jest po prostu sposobem wykonania zobowiązań. Gdy smart kontrakt istnieje bez tradycyjnej umowy, pojawiają się trudności: jak interpretować kod w kategoriach prawa? czy sama zgoda na uruchomienie smart contractu jest zawarciem umowy? co w przypadku błędu w kodzie? Te kwestie nie są rozstrzygnięte jednoznacznie w przepisach – jurysprudencja i doktryna dopiero wypracowują podejścia (np. część prawników proponuje analogie do automatycznego wykonania zadań zleconych, część wskazuje na art. 60 K.c. o złożeniu oświadczenia woli w dowolny sposób ujawniający wolę). Na świecie są miejsca, które wprowadziły przepisy dot. smart contracts – np. niektóre stany USA uznają ich legalność poprzez odwołanie do istniejących ustaw o e-podpisach (E-SIGN i UETA)​, Malta wprowadziła nawet definicję prawną smart kontraktu​– ale ogólnie jest to obszar nowy i w Polsce korzystając z niego należy zachować ostrożność​.

Poza smart contractami, sam łańcuch bloków (blockchain) może służyć do zapewnienia integralności dokumentów. Istnieją rozwiązania, które notaryzują dokumenty na blockchainie – polega to na tym, że z dokumentu (np. umowy PDF) wyliczany jest unikalny skrót kryptograficzny (tzw. hash), a ten skrót zostaje zapisany w transakcji na publicznym blockchainie (np. Bitcoin, Ethereum) lub prywatnym łańcuchu. Jeśli w przyszłości trzeba zweryfikować autentyczność dokumentu, można ponownie obliczyć jego skrót i sprawdzić, czy taki sam widnieje w historii blockchaina (co dowodzi, że dokument istniał w dokładnie takiej postaci w chwili zapisu i nie został zmieniony). Tego typu blockchainowe poświadczenia mogą uzupełniać lub zastępować tradycyjne formy uwierzytelniania dokumentów. Przykładowo, można by zarejestrować na blockchainie ważny kontrakt lub dokument patentowy – każdy zainteresowany może zweryfikować jego oryginalność bez odwoływania się do papierowego archiwum czy urzędowej pieczęci. W Polsce nie ma formalnych przeszkód, by taki sposób zabezpieczania dokumentów stosować, choć oczywiście nie jest to jeszcze powszechne. W razie sporu sądowego, blockchain mógłby służyć jako dowód potwierdzający, że określona treść istniała w danym czasie (podobnie jak znacznik czasu). Wymagałoby to jednak przełożenia na zrozumiały dla sądu materiał (ekspertyza informatyczna itp.), gdyż nie jest to forma oficjalna jak np. dokument urzędowy. Niemniej, przedsiębiorcy innowacyjni mogą wykorzystywać blockchain jako dodatkową warstwę bezpieczeństwa dla swoich dokumentów.