USTAWA O OCHRONIE SYGNALISTÓW

WEJŚCIE W ŻYCIE USTAWY O OCHRONIE SYGNALISTÓW

W dniu 14 czerwca 2024 r. Sejm przyjął ustawę o ochronie sygnalistów (zwaną dalej „ustawą”). Ustawa ta ma na celu wdrożenie do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dyrektywa 2019/1937).

Ustawa o ochronie sygnalistów została ogłoszona w Dzienniku Ustaw –  24 czerwca 2024 r., wobec tego w przeważającej części wejdzie w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, tj. 25 września 2024 r.

 

KIM JEST SYGNALISTA?

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym m.in. pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca,  prokurent,  akcjonariusz lub wspólnik czy członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant.

Dodatkowo zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy, sygnalistą mogą być również osoby, które uzyskały informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu lub już po ich ustaniu.

 

JAKIE NARUSZENIA PRAWA MOŻE ZGŁASZAĆ SYGNALISTA?

Zgodnie z ustawą, naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych,  przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz,  zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego,  ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, a także konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.

 

RODZAJE ZGŁOSZEŃ

Ustawa o ochronie sygnalistów określa trzy sposoby zgłaszania informacji o naruszeniu prawa:

1. zgłoszenie wewnętrzne w ramach danego podmiotu prawnego, w tym podmiotu prywatnego;
2. zgłoszenie zewnętrzne skierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego;
3. ujawnienie publiczne, czyli podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej).

 

Ustawa nie nakłada obowiązku korzystania z powyższych  kanałów w odpowiedniej kolejność. Zatem sygnalista ma w tym zakresie prawo wyboru. Nie ma więc przeszkód, aby dokonał zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

 

 

KTO JEST ZOBOWIĄZANY DO OPRACOWANIA PROCEDURY ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH?

Podmioty, na których rzecz według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, zobowiązane są opracować procedurę zgłoszeń wewnętrznych, która określi zasady przyjmowania takich zgłoszeń i stworzyć kanały do ich przyjmowania. Ponadto, są zobligowani do podejmowania działań następczych, w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.

 

Natomiast podmioty, na których rzecz wykonuje pracę zarobkową mniej niż 50 osób, mogą (dobrowolnie) ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych.

 

Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

 

Procedurę zgłoszeń wewnętrznych ustala się po konsultacjach ze stroną społeczną (z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa). Konsultacje muszą trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Ponadto, ustawa przewiduje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.

 

Co więcej, w związku z tym, że art. 4 ust. 2 ustawy rozszerza pojęcie sygnalisty na osoby, które uzyskały informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, ustawodawca zobowiązał podmioty prawne do przekazania informacji o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby.

 

CO MUSI ZAWIERAĆ PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH?

Artykuł 25 ustawy określa, co powinno znaleźć się w procedurze. Ustęp 1 wymienia obligatoryjne elementy procedury, natomiast ustęp 2 fakultatywne. Zgodnie z art. 25 ust. 1  ustawy procedura zgłoszeń wewnętrznych musi określać:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej (zgodnie z art. 26 ustawy sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych powinny obejmować co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Podmioty prawne mogą jednak przewidzieć również inne kanały zgłoszeń),
• bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, jeżeli zapewniają bezstronność,
• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo (jeśli podmiot prawny zdecyduje się na rozpatrywanie tego typu zgłoszeń),
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie,
• obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego,
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
• zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

 

ZGŁOSZENIA ANONIMOWE

Jak już zostało wspomniane wyżej, procedura powinna określać tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo. Należy jednak zaznaczyć, iż ustawa nie wymaga, aby podmioty prawne przyjmowały zgłoszenia w formie anonimowej. Podmioty prawne same mogą o tym zdecydować. W procedurze należy więc rozstrzygnąć, czy takie zgłoszenia będą rozpatrywane, a jeśli tak to określić tryb postępowania z takimi zgłoszeniami.

 

DZIAŁANIA NASTĘPCZE

Podmioty prawne zobligowane są do podejmowania działań następczych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.

Działania następcze są definiowane w ustawie, jako działania podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny (w przypadku zgłoszeń zewnętrznych) w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

 

Zgodnie z motywem 57 dyrektywy 2019/1937, działania następcze mogą obejmować, na przykład:

• skierowanie sprawy do innych kanałów lub procedur w przypadku zgłoszeń dotyczących jedynie praw indywidualnych osoby dokonującej zgłoszenia,
• zakończenie procedury z powodu braku wystarczających dowodów lub z innych powodów,
• wszczęcie dochodzenia wewnętrznego oraz, ewentualnie, dokonane w jego toku ustalenia lub środki podjęte w celu zaradzenia podniesionej kwestii,
• przekazanie sprawy do właściwego organu w celu przeprowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego, o ile informacje te pozostaną bez uszczerbku dla dochodzenia wewnętrznego lub postępowania wyjaśniającego lub dla praw osoby, której dotyczy zgłoszenie.

 

Są to więc wszelkie czynności, które podmiot prawny lub organ publiczny podejmuje po otrzymaniu zgłoszenia Sygnalisty.

 

SANKCJE ZA NIEZREALIZOWANIE OBOWIĄZKU USTANOWIENIA PROCEDURY ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Ustawodawca przewidział sankcję za niezrealizowanie powyższego obowiązku, zgodnie z art. 58 ustawy: kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny.

 

 

UPOWAŻNIENIE PODMIOTU ZEWNĘTRZNEGO  DO PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Przyjmowanie zgłoszeń w ramach kanału wewnętrznego może odbywać się w obrębie struktury wewnętrznej podmiotu prawnego. Jednakże ustawa daje również podmiotowi prawnemu możliwość zlecenia czynności związanych z przyjmowaniem zgłoszeń wewnętrznych podmiotowi zewnętrznemu (art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy). Upoważnienie podmiotu zewnętrznego w celu powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustaw, wymaga zawarcia umowy (art. 28 ustawy).

 

 

OBOWIĄZEK ZAPEWNIENIA OCHRONY POUFNOŚCI TOŻSAMOŚCI SYGNALISTY

Podmiot prawny musi zagwarantować m.in., że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

 

ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Za działanie odwetowe zgodnie z ustawą, uważa się np. obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę, mobbing, odmowę nawiązania stosunku pracy czy wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy (lub innego stosunku prawnego, jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby).

 

OBOWIĄZEK PROWADZENIA REJESTRU ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Podmioty prawne zobowiązane są także do prowadzenia rejestrów zgłoszeń wewnętrznych. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych powinien obejmować:

• numer zgłoszenia,
• przedmiot naruszenia prawa,
• dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
• adres do kontaktu sygnalisty,
• datę dokonania zgłoszenia,
• informację o podjętych działaniach następczych,
• datę zakończenia sprawy.