Podpisywanie sprawozdań finansowych – zmiany

Na tle obowiązujących przepisów dotyczących podpisywania sprawozdań finansowych w jednostkach wieloosobowych powstały problemy praktyczne skupiające się głównie na konieczności posiadania kwalifikowanych podpisów elektronicznych przez osoby nieposiadającego polskiego numeru PESEL. Ustawodawca, zauważając te niedogodności, postanowił ułatwić tą procedurę wprowadzając nowelizację art. 52 ustawy o rachunkowości ustawą z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy o rachunkowości i niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2106), która w tej części weszła w życie 1 stycznia 2022 r. 

Aktualnie obowiązujący stan prawny przewiduje, że sprawozdanie finansowe jednostki, którą kieruje organ wieloosobowy może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu. Pozostali członkowie organu składają natomiast oświadczenia, że sprawozdanie finansowe jednostki spełnia wymagania ustawowe, albo odmawiają złożenia takich oświadczeń. W przypadku odmowy wymagane jest uzasadnienie takiej decyzji. Zarówno oświadczenia oraz odmowy załącza się do sprawozdania finansowego. Co istotne, w oświadczeniu oraz w odmowie musi znaleźć się wskazanie konkretnego sprawozdania finansowego z podaniem daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.  Taki dokument sporządza się w postaci elektronicznej i podpisuje w jeden ze sposobów wskazanych przez ustawodawcę w art. 52 ust. 2d ustawy o rachunkowości, czyli kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym. Alternatywą jest sporządzenie dokumentu w postaci papierowej i podpisanie własnoręczne. Ta opcja eliminuje problemy związane z uzyskiwaniem kwalifikowanych podpisów elektronicznych przez członków organów wieloosobowych, w szczególności obcokrajowców. Jeśli oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia zostaną sporządzone w formie papierowej, to na osobie podpisującej sprawozdanie finansowe ciąży obowiązek sporządzenia elektronicznej kopii tych dokumentów.

Należy pamiętać, że oświadczenie stwierdzające spełnianie wymagań ustawowych przez sprawozdanie finansowe jednostki nie może zostać podpisane z datą późniejszą niż podpisano sprawozdanie finansowe. Najpierw koniecznym jest uzyskanie oświadczeń pozostałych członków zarządu niepodpisujących sprawozdania finansowego, a dopiero po ich podpisaniu można przejść do podpisania samego sprawozdania finansowego jednostki.