Jak praktycznie zastosować AI w kancelarii prawnej?

Wdrażanie AI w procesie tworzenia dokumentów prawnych

• Identyfikacja potrzeb: Zanim zaimplementujemy AI, należy przeanalizować istniejące procesy sporządzania dokumentów. Warto wskazać, które czynności są najbardziej czasochłonne lub podatne na błędy – np. przegląd NDA, wstawianie powtarzalnych klauzul, wyszukiwanie orzeczeń. Określenie celów wdrożenia (przyspieszenie pracy, zwiększenie dokładności, obniżenie kosztów) pomoże dobrać właściwe rozwiązania​.
• Mały pilot na początek: Zaleca się rozpoczęcie od projektu pilotażowego na niewielką skalę​. Można wybrać jeden typ dokumentu (np. umowy o zachowaniu poufności) albo jeden dział kancelarii i tam w ograniczonym zakresie wdrożyć narzędzie AI. Pozwoli to zespołowi oswoić się z technologią stopniowo i wyłapać problemy w kontrolowanych warunkach​. Wyniki pilota dostarczą cennych informacji, które ułatwią szersze wdrożenie – np. które funkcje są naprawdę użyteczne, ile czasu to oszczędza, jakie poprawki były potrzebne.
• Wybór odpowiedniego narzędzia: Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań. Kluczowe jest, by dopasować AI do istniejącej infrastruktury i potrzeb. Sprawdzamy kompatybilność z naszymi formatami dokumentów i systemami (np. czy integruje się z Wordem, SharePointem)​. Oceniamy też funkcje – czy dany system radzi sobie z językiem polskim, czy posiada możliwość uczenia się na naszych szablonach, jak wygląda mechanizm kontroli wersji. Nie bez znaczenia są kwestie kosztów licencji oraz wsparcia technicznego ze strony dostawcy.
• Plan wdrożenia i zespół: Należy przygotować szczegółowy harmonogram wdrożenia – etapy, kamienie milowe, odpowiedzialnych. Dobrą praktyką jest zaangażowanie interdyscyplinarnego zespołu: prawników (docelowych użytkowników), IT (bezpieczeństwo, integracja) oraz ewentualnie specjalistów od innowacji. Taki zespół pilotujący powinien opracować procedury użycia AI (np. kiedy należy korzystać z AI, jak dokumentować wyniki, kto zatwierdza finalną treść). Ważne jest też wypróbowanie narzędzia na rzeczywistych dokumentach testowych przed produkcyjnym startem, by dostosować ustawienia do naszych standardów.
• Szkolenie i akceptacja użytkowników: „Peopleware” jest równie ważny co software – nawet najlepsza AI nie zadziała, jeśli prawnicy nie będą potrafili lub chcieli z niej korzystać. Dlatego zaplanuj szkolenia dla zespołu z obsługi nowego narzędzia​. Choć wiele aplikacji AI jest coraz bardziej przyjaznych i intuicyjnych, użytkownicy muszą zrozumieć ich możliwości i ograniczenia. W początkowym okresie warto zapewnić wsparcie (np. „superuser” odpowiadający na pytania kolegów). Niezbędne jest także budowanie świadomości, że AI jest wsparciem, a nie zagrożeniem – redukuje żmudne zadania, dzięki czemu prawnicy mogą skupić się na ciekawszej pracy merytorycznej. Zdobycie akceptacji załogi i zaufania do narzędzia przesądzi o sukcesie wdrożenia.

  

Optymalne praktyki – zalecenia dla prawników i firm korzystających z AI

• Jasne zasady korzystania z AI: Każda kancelaria powinna opracować wewnętrzną politykę dotyczącą użycia AI. Należy zdefiniować, kiedy i jak wolno używać narzędzi AI przy pracy nad dokumentami​. Przykładowo: które typy dokumentów można generować/autouzupełniać AI, a które muszą być tworzone tradycyjnie; jakie etapy wymagają obowiązkowej weryfikacji ludzkiej; czy wolno wprowadzać dane wrażliwe do systemu. Takie wytyczne zapewnią spójność i rozwieją wątpliwości pracowników.
• Zachowanie kontroli człowieka: Zasada nadrzędna – AI nie zastąpi prawnika. Każdy dokument wygenerowany lub przeanalizowany przez AI musi zostać sprawdzony przez kompetentnego prawnika​. Ludzki nadzór jest konieczny dla wychwycenia błędów, nieadekwatnych sformułowań czy kontekstu, którego AI mogła nie zrozumieć. Weryfikujemy także wszystkie cytaty i źródła podane przez AI – prawnik ma obowiązek upewnić się, że żadne informacje ze wsparciem AI nie wprowadzą w błąd sądu czy klienta​. Traktujmy AI jako inteligentne edytorskie narzędzie, ale ostateczne decyzje i odpowiedzialność spoczywają na człowieku.
• Ochrona poufności i bezpieczeństwo danych: Nigdy nie ujawniajmy informacji objętych tajemnicą bez odpowiednich zabezpieczeń. Jeśli korzystamy z usług chmurowych AI, upewnijmy się co do ich polityki prywatności – czy dane nie są zapisywane ani wykorzystywane do trenowania modeli​. Dobrą praktyką jest anonimizacja: przed przekazaniem tekstu do AI usuńmy dane osobowe i szczegóły pozwalające zidentyfikować sprawę​. Można też rozważyć rozwiązania działające lokalnie, gdzie cała analiza odbywa się na serwerach kontrolowanych przez firmę. Pamiętajmy, że obowiązki z reguł o poufności rozciągają się na korzystanie z nowych technologii – klient powinien mieć gwarancję, że jego tajemnica jest bezpieczna.
• Zgodność z etyką i przepisami: Monitorujmy na bieżąco stan prawny i wytyczne etyczne związane z AI. Regulacje szybko się zmieniają – np. mogą pojawić się nowe wymogi w ramach AI Act w UE albo lokalne uchwały samorządów prawniczych dot. AI. Należy też dbać o własne kompetencje cyfrowe – brak zrozumienia dla działania narzędzia może zostać uznany za brak kompetencji zawodowych. Jeżeli AI oferuje pewną rekomendację, a my nie potrafimy ocenić jej jakości z powodu ignorancji technicznej, to znak, że potrzebne jest dokształcenie. Krótko mówiąc: korzystajmy z AI odpowiedzialnie, zgodnie z literą prawa i duchem zasad etyki​.
• Ciągłe szkolenia i usprawnienia: Sztuczna inteligencja rozwija się dynamicznie, dlatego uczmy się na bieżąco nowych funkcji i narzędzi. Warto organizować warsztaty dla prawników z obsługi AI, dzielić się wewnątrz firmy dobrymi praktykami i sukcesami (np. „AI pomogła mi skrócić pracę nad pozwem o 2 godziny – oto jak to zrobiłem”). Ustanówmy kanał feedbacku – jeśli użytkownicy dostrzegą słabości lub błędy AI, powinni zgłaszać je, aby można było poprawić proces (np. ulepszyć prompty lub skorygować dane uczące). Traktujmy wdrożenie AI jako proces ciągły, nie jednorazowe wydarzenie. Dzięki temu firma będzie czerpać maksimum korzyści z technologii, minimalizując ryzyka.

 

CHCESZ POZNAĆ REGULACJE PRAWNE DOT. AI W KANCELARII: Ryzyka i ograniczenia AI – LEXPERTS Kancelaria prawna

CHCESZ DOWIEDZIEĆ SIĘ WIĘCEJ O UŻYCIU AI W KANCELARII: Sztuczna inteligencja w kancelariach – analiza dziejących się zmian – LEXPERTS Kancelaria prawna