Posiedzenia zarządu online

Zdalne prowadzenie posiedzeń zarządów spółek kapitałowych jest możliwe i stało się coraz bardziej powszechne, szczególnie po wprowadzeniu przepisów prawnych umożliwiających i regulujących tego typu działalność, jak również po doświadczeniach wynikających z ograniczeń związanych z pandemią COVID-19.

Zmiany w polskim prawie korporacyjnym, które zezwalają na zdalne posiedzenia zarządów spółek, zostały wprowadzone w Kodeksie spółek handlowych (KSH). Odpowiednie przepisy pozwalają na przeprowadzanie posiedzeń organów spółki przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, chyba że statut spółki stanowi inaczej.

Oto kluczowe zasady prowadzenia zdalnych posiedzeń zarządów spółek kapitałowych w świetle obecnych przepisów:

1. Zmiana statutu spółki: Wiele spółek musiało dostosować swoje statuty, aby umożliwić zdalne posiedzenia organów spółki. Przepisy te często określają, w jaki sposób ma być zapewniona możliwość identyfikacji uczestników i komunikacji między nimi.
2. Technologia: Posiedzenia zarządów można przeprowadzać przy użyciu różnych środków komunikacji elektronicznej, takich jak telekonferencje, wideokonferencje czy specjalistyczne platformy do zdalnych spotkań, które zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa i poufności.
3. Protokołowanie: Podobnie jak w przypadku tradycyjnych posiedzeń, zdalne posiedzenia muszą być odpowiednio protokołowane, a dokumentacja powinna być przechowywana zgodnie z wymogami prawnymi.
4. Uchwały: Uchwały zarządu mogą być podejmowane za pomocą środków komunikacji na odległość, o ile wszyscy członkowie zarządu zostali prawidłowo powiadomieni o posiedzeniu i sposób przeprowadzenia głosowania zapewnia jednoznaczne ustalenie treści oddanych głosów.
5. Aspekty prawne: Spółki powinny przestrzegać odpowiednich przepisów dotyczących m.in. ochrony danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Każda spółka planująca wprowadzenie zdalnych posiedzeń powinna upewnić się, że jej działania są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, a także z internalizowanymi w spółce procedurami korporacyjnymi. Warto skonsultować się z radcą prawnym, aby dostosować procedury do indywidualnych potrzeb i wymogów prawnych danej spółki.