Architektura umów prawnych, czyli od projektu do budowy umowy

Czy zdarzyło Ci się otrzymać umowę napisaną tak, że ciężko przez nią przebrnąć?

Długie akapity drobnym drukiem, skomplikowany język, brak wyróżnień – wiele tradycyjnych kontraktów sprawia wrażenie tworzonych przez prawników dla adwokatów czy radców prawnych, a nie dla zwykłych użytkowników.  Nic dziwnego, że przedsiębiorcy często podpisują dokumenty, nie czytając ich w całości, albo czują się niepewnie co do swoich obowiązków. Na szczęście rośnie popularność podejścia legal design, w ramach którego powstała koncepcja architektury umów prawnych. Dzięki niej nawet złożone kontrakty mogą stać się przyjazne, zrozumiałe i funkcjonalne dla każdej ze stron.

Czym jest architektura umów prawnych i jak łączy się z legal design?

Architektura umów prawnych to przemyślana konstrukcja i układ dokumentu prawnego – inaczej mówiąc, sposób zaprojektowania umowy pod względem treści, struktury i wyglądu. Pojęcie to ściśle wiąże się z ideą legal design, czyli projektowaniem prawa z myślą o użytkowniku. Legal design łączy prawo z elementami designu i psychologii tak, aby dokumenty prawne były nie tylko poprawne merytorycznie, ale także jasne, przyjazne i estetyczne​, a jednocześnie ELASTYCZNE, czyli dostosowane do danej branży, profesji, wykształcenia osób je podpisujących. Innymi słowy, architektura umowy w ujęciu legal design polega na zastosowaniu zasad projektowania zorientowanego na człowieka (human-centered design) do tworzenia kontraktów.

W Lexperts zadajemy sobie pytania:

• Kto będzie czytać tę umowę?

• Jakie ma potrzeby i oczekiwania?

Pomaga nam to dostosować język, strukturę oraz formę dokumentu. Dla Ciebie jako odbiorcy. Dzięki temu umowa staje się narzędziem, które służy:

• Tobie,
• Twojemu celowi,
• Twojemu interesowi.

Jakie problemy rozwiązuje dobrze zaprojektowana umowa?

Sporządzane umowy często rodzą szereg problemów w praktyce biznesowej i relacjach B2B. Niezrozumiałe lub nieczytelne kontrakty powodują, że strony nie do końca wiedzą, na co się zgadzają, co może prowadzić do nieporozumień już w trakcie współpracy. Z kolei zbyt zawiła forma odstrasza od czytania – klienci tracą czas, prosząc nas-prawników o dodatkowe wyjaśnienia, a to wydłuża negocjacje. Klienci nie mają również zaufania, albo tracą je, w sytuacji, gdy rozumienie tekstu wymyka im się spod kontroli.

Dobrze zaprojektowana, przyjazna użytkownikowi umowa eliminuje te bolączki, niweluje niesnaski i zwiększa zaufanie do tego, co dzieje się w konsekwencji zawieranej umowy. Przede wszystkim zapewnia większą przejrzystość – strony od razu rozumieją swoje prawa i obowiązki, bo kluczowe postanowienia są jasno przedstawione​. To z kolei przekłada się na mniejsze ryzyko konfliktów w przyszłości. Na etapie bowiem stosowania umowy, gdy prawa i obowiązki są  zrozumiałe, maleje szansa na późniejsze spory wynikające z różnych interpretacji​. Taka umowa pozwala też oszczędzić czas: zamiast godzin tłumaczeń, klient może szybko przetworzyć informacje i skupić się na działaniu biznesowym​.

Co więcej, klarowny i transparentny dokument pomaga budować zaufanie między stronami – każda czuje się bezpiecznie, mając pewność, że nic istotnego nie jest „ukryte” w tekście drobnym drukiem​, nieczytelne, zagmatwane, rozstrzelone po całym dokumencie w sposób mało intuicyjny. W efekcie współpraca przebiega sprawniej, a kontrakt staje się rzeczywiście fundamentem udanej relacji biznesowej, a nie tylko formalnością.

Kluczowe zasady projektowania umów w duchu pojektowania legal design

Stosując podejście legal design do tworzenia kontraktów, warto kierować się kilkoma kluczowymi zasadami – to one składają się na dobrą architekturę umowy:

1. Zorientowanie na użytkownika (klienta)

2. Przejrzystość i prosty język, elastycznie dobrany o odbiorcy

3. Logika i funkcjonalność struktury

4. Warstwa wizualna i czytelność

Ad. 1 Użytkownik umowy (np. klient, kontrahent) jest w centrum uwagi. Tworząc dokument, myślimy o jego perspektywie: kim jest odbiorca, jaką ma wiedzę prawną, czego potrzebuje? Umowa ma być dla niego zrozumiała i użyteczna. Takie podejście wymaga empatii i często zmiany myślenia – prawnicy muszą wyjść poza utarte schematy i pisać dla odbiorcy, a nie dla siebie​. W praktyce oznacza to, że zanim sfinalizujemy dokument, warto sprawdzić (np. poprzez feedback od nie-prawnika), czy jest on jasny dla kogoś spoza branży​

Ad. 2 To absolutna podstawa legal design. Treść umowy powinna być napisana jasnym, zrozumiałym językiem. Tak też wymuszają to przepisy o ochronie praw konsumenta. Minimalizowany musi być ilość żargonu prawniczego, a więc krótki zwrotów prawniczych, za którymi ukryte są pewne pułapki, dla osób które nie znają kontekstu.

Unikamy więc w Lexperts, naszej kancelarii, długich, zawiłych zdań i archaicznych zwrotów; stawiamy na konkret i prostotę przekazu. Jeżeli jakieś specjalistyczne terminy są niezbędne (np. z powodów prawnych), warto je od razu wyjaśnić w tekście. Celem jest, aby przeciętny przedsiębiorca bez trudu pojął sens każdego punktu. Przejrzystość to także kwestia formy – czytelny układ tekstu, o czym więcej za chwilę.

Ad. 3 Dobrze zaprojektowana umowa ma przemyślaną strukturę, logiczny układ. Prowadzi to czytelnika krok po kroku przez kolejne zagadnienia. Informacje powinny być ułożone w czytelnym porządku – na przykład od spraw najważniejszych do tych bardziej szczegółowych​. Ważne kwestie (jak definicje stron, przedmiot umowy, wynagrodzenie, terminy) warto umieścić na początku dokumentu, zamiast ukrywać je na dwudziestej stronie wśród mniej istotnych zapisów. Taka architektura od razu komunikuje, co w umowie jest kluczowe. Ponadto umowa musi być intuicyjna w nawigacji – wyraźne nagłówki, numeracja punktów/paragrafów i spis treści (przy dłuższych kontraktach) pozwalają szybko odnaleźć potrzebne informacje​. Funkcjonalność oznacza też, że każdy fragment umowy spełnia konkretną rolę i odpowiada na potencjalne pytania użytkownika (niczego istotnego nie brakuje, ale też nie ma zbędnych dygresji).

Ad. 4 Legal design w naszej kancelarii Lexperts przy udziale prac radcy prawnej Ligii Siwik kładzie nacisk na to, aby dokument był przyjazny dla oka. Wykorzystujemy narzędzia formatowania i elementy graficzne, które ułatwiają zrozumienie treści. Pogrubienia, podkreślenia czy akcenty kolorystyczne pomogą wyróżnić najważniejsze postanowienia​. Ikony, piktogramy lub proste grafiki, a nawet infografiki mogą służyć jako wizualne podpórki pamięci – np. symbol kalendarza przy dacie zakończenia umowy, znak $ przy kwocie wynagrodzenia itp. Rysunki czy infografiki zwłaszcza dobrze sprawdzają się przy obrazowaniu złożonych procesów lub zależności (np. schemat blokowy procedury reklamacyjnej). Ważna jest również estetyka: czytelna czcionka, odpowiednie odstępy i ogólny ład na stronie wpływają na pozytywny odbiór dokumentu​. Pamiętajmy, że umowa nie musi być zupełnie pozbawiona charakteru – można delikatnie wpleść elementy identyfikacji wizualnej firmy (np. logo na stronie tytułowej, firmowe kolory w nagłówkach), by dokument wyglądał profesjonalnie i nowocześnie​.

 

Jak poprawić strukturę i wygląd umowy, aby była bardziej zrozumiała?

Wdrażanie powyższych zasad w życie oznacza wykorzystanie konkretnych technik redakcyjnych i graficznych. Oto kilka praktycznych sposobów, jak ulepszyć strukturę i wizualizację umowy:

1. Wyraźne nagłówki i podział na sekcje

2. Listy punktowane i tabelki zamiast ściany tekstu

3. Wyróżnienie kluczowych informacji

4. Prosty język i przyjazny ton

5. Przejrzysta estetyka dokumentu

Ad. 1 Zastosuj hierarchię tytułów (rozdziały, paragrafy, punkty), aby czytelnik na pierwszy rzut oka widział strukturę dokumentu. Każdy ważny temat (np. Strony, Przedmiot umowy, Prawa i obowiązki stron, Rozwiązanie umowy) powinien stanowić oddzielną część z odpowiednim nagłówkiem. Taki podział pozwala szybko odnaleźć istotne fragmenty i czyni umowę bardziej nawigowalną. Nawigacja po dokumencie to klucz.

Ad. 2 Zamiast pisać jednym ciągiem długiego akapitu wyliczającego obowiązki stron czy warunki płatności, kancelaria Lexperts proponuje inaczej. Lepiej przedstawić je w formie listy punktowanej lub numerowanej. Nawet najprostsze stare edytory teksów posiadają narzędzia do punktorów i tabel, z których warto korzystać. Możemy więc w Lexperts śmiało pożegnać archaiczne ciągi paragrafów na rzecz punktów i tabel​. Listy automatycznie narzucają krótsze zdania i klarowny układ (jeden punkt = jedna myśl). Z kolei tabelki świetnie sprawdzą się do prezentacji danych liczbowych, terminów lub zestawień (np. harmonogram płatności, tabela stawek, lista produktów). Dzięki takim zabiegom dokument nabiera przejrzystości i „lekkości” – nie odstrasza blokiem jednolitego tekstu. A jeszcze nowoczesna technologia dostarcza nam wielu możliwości kompilowania i tytułowania punktów z listy.

Ad. 3 Zanim przechodzimy dalej upewniamy się, że najważniejsze postanowienia rzucają się w oczy. Możesz dla akcentu pogrubić kluczowe sformułowania (np. Termin zakończenia: 31.12.2025), zastosować ikonki obok nagłówków (np. 📅 przy dacie, ⚖️ przy sekcji o odpowiedzialności), czy użyć delikatnego koloru tła dla ważnych ostrzeżeń. Takie wizualne wskazówki sprawiają, że odbiorca od razu wie, na co zwrócić uwagę​. Oczywiście umiar jest wskazany – celem jest uwypuklenie kluczowych kwestii, a nie rozpraszanie nadmiarem grafiki.

Ad. 4 Struktura to jedno, ale treść także musi być zrozumiała. Sprawdź każde zdanie pod kątem jasności – unikaj żargonu i skomplikowanych konstrukcji. Staraj się pisać zdania krótkie, w stronie czynnej (np. zamiast „należność powinna zostać uiszczona” lepiej „zapłać„)​. Jeśli w umowie znajdują się niezbędne definicje czy pojęcia prawne, rozważ dodanie obok nich krótkiego objaśnienia prostymi słowami. Przyjazny język buduje więź z czytelnikiem – klient czuje, że prawnik mówi jego językiem, co zwiększa zaufanie.

Ad. 5 Zadbaj o odpowiedni układ strony – zostaw marginesy, odstępy między sekcjami i między wierszami tekstu, aby dokument nie wyglądał na przepełniony. Wybierz czytelną czcionkę o wystarczającym rozmiarze (nawet jeśli wydaje Ci się, że mniejsza czcionka zmieści więcej tekstu na stronie – tu nie chodzi o oszczędność papieru, lecz o wygodę czytania). Jeśli to pasuje do kontekstu umowy, możesz wykorzystać elementy brandingu (logo, kolorystyka firmy) zgodnie z zasadami identyfikacji wizualnej – doda to profesjonalizmu i sprawi, że dokument będzie się wyróżniał. Pamiętaj jednak, że forma ma wspierać treść – grafika i kolory nie mogą przytłaczać informacji, a jedynie je porządkować i uwydatniać.

Praktyczny przykład: tradycyjna umowa vs. umowa zaprojektowana na nowo

Aby lepiej zobrazować różnicę, rozważmy prosty przykład transformacji tradycyjnej umowy. Weźmy popularny dokument, jakim jest umowa o zachowaniu poufności (NDA, non disclosure agreement) między firmami w relacji B2B.

Tradycyjna wersja NDA

NDA zazwyczaj to kilka stron ciągłego tekstu podzielonego na paragrafy. Już na początku pojawiają się zawiłe definicje (co to są Informacje Poufne, kto jest Stroną ujawniającą itp.), napisane formalnym językiem. Kluczowe obowiązki – np. zakaz ujawniania informacji przez określony okres – mogą być ukryte w środku długiego akapitu. Wszystkie postanowienia wyglądają tak samo, brak jakichkolwiek wyróżników, które wskazałyby, co jest naprawdę istotne. Czytając taki dokument, łatwo przeoczyć ważny fragment lub poczuć się przytłoczonym natłokiem tekstu.

NDA w wersji legal design

Ten sam dokument NDA można przedstawić w znacznie bardziej przystępnej formie. Na początku umowy możemy umieścić krótkie podsumowanie w punktach – kto z kim zawiera NDA, jaki jest zakres poufnych informacji, na jaki czas obowiązuje zobowiązanie. Następnie każdą z tych kwestii rozwijamy w kolejnych sekcjach dokumentu. Definicje zamiast jednolitego bloku tekstu mogą przyjąć formę czytelnej listy – np. wypunktowanie, co zalicza się do informacji poufnych (tajemnice techniczne, dane finansowe, listy klientów etc.), być może z dodaniem ikon obok każdego typu informacji dla łatwiejszej orientacji. Obowiązki stron i sankcje za naruszenie możemy wyróżnić graficznie: np. prezentując je w dwóch kolumnach – Obowiązki odbiorcy informacji vs Obowiązki ujawniającego – albo w formie infografiki przedstawiającej, czego nie wolno robić z otrzymanymi danymi (np. symbol zakazu nad ikoną udostępniania dalej). Ważne terminy (jak okres trwania umowy) można wysunąć w tekście, np. jako osobny, pogrubiony wiersz z ikoną kalendarza. Całość ułożona jest w logiczny ciąg (od zdefiniowania informacji poufnych, przez obowiązki, wyjątki, aż po czas trwania i kary za złamanie umowy), z dużą ilością białej przestrzeni na stronie, dzięki czemu dokument „oddycha” i nie przytłacza. Jest nowoczesna i jasna. W efekcie zamiast monotonnej ściany tekstu mamy przejrzysty dokument z wykorzystaniem punktów, ikon i nawet prostych grafik obrazujących kluczowe koncepcje​.

Taka umowa nadal zawiera to samo meritum. Mimo to mamy do czynienia wciąż z  tak samo wiążąca  prawnie. A co z tradycyjną  wersją  – jednak jej forma sprawia, że strony chętniej ją czytają i lepiej rozumieją. W praktyce oznacza to, że partnerzy biznesowi od początku mają jasność co do wzajemnych oczekiwań, co zapobiega późniejszym nieporozumieniom.

Oczywiście, nie każda umowa od razu zmieni się w ilustrowany dokument. Stopień „wizualności” należy dobrać odpowiednio do powagi i rodzaju kontraktu. Czasem wystarczą niewielkie zmiany – dodanie tabeli, wyróżnienie ważnych zdań, przeniesienie kluczowych ustaleń na początek – aby umowa stała się o niebo bardziej zrozumiała dla odbiorcy. Innym razem można pokusić się o bardziej kreatywny układ graficzny. Ważne, by zawsze przyświecał nam cel nadrzędny: czytelność i funkcja umowy. Forma służy treści – jeżeli kolorowe ikony pomagają odbiorcy pojąć złożony zapis, śmiało ich użyjmy; jeżeli jednak jakaś ozdobna wstawka nic nie wnosi, lepiej zachować umiar. Zbalansowany, profesjonalny redesign umowy sprawia, że dokument jest przyjazny w odbiorze, ale jednocześnie poważny i wiarygodny.

Podejście Lexperts: lepsze umowy to lepsza współpraca

W Lexperts doskonale rozumiemy, że jasne i dobrze zaprojektowane umowy przekładają się na wygodniejszą współpracę z klientami. Dlatego w naszej pracy łączymy ekspercką wiedzę prawniczą z nowoczesnym podejściem legal design. Każdą umowę traktujemy nie jak kolejną szablonową „papierologię”, lecz jak kluczowy element budujący relację biznesową. Stawiamy na przejrzystość i zrozumiałość – tak, aby nasi klienci już po pierwszej lekturze dokumentu czuli się pewnie i świadomie podejmowali decyzje​. Dzięki temu współpraca przebiega sprawnie: kontrahenci wiedzą, co podpisują, co zmniejsza ryzyko nieporozumień czy ukrytych rozczarowań w przyszłości​.

Nasze podejście do architektury umów oznacza, że każdy kontrakt jest budowany, kreowany i tworzony na miarę potrzeb klienta. Zarówno pod względem prawnym, jak  i komunikacyjnym. Uproszczony język, klarowna struktura i przemyślana szata graficzna dokumentu sprawiają, że umowa staje się narzędziem biznesowym. Z takiej umowy klient może swobodnie korzystać na co dzień, zamiast traktować go jak niezrozumiały załącznik przekazany prawnikom.

Jaki efekt?

Lepsze umowy i bardziej komfortowa współpraca.

Klienci Lexperts zyskują kontrakty, które zabezpieczają ich interesy, a równocześnie są przystępne w odbiorze i praktyczne w użyciu. Wierzymy, że taka filozofia tworzenia dokumentów prawnych przekłada się na większe zaufanie, oszczędność czasu i po prostu lepsze relacje w biznesie.

Legal design to dla nas nie moda, to nie chwilowe zauroczenie. To światowy standard działania.

Prawo naprawdę może być zrozumiałe, a dobrze zaprojektowana umowa to inwestycja w spokój i pewność Twojego biznesu, jak dobrze zaprojektowany wieżowiec od fundamentów aż po dachowe tarasy pełne zapierających dech w piersiach widokach. Skoro każda umowa jest fundamentem bezpiecznej i owocnej współpracy, zadbajmy o to, by ten fundament był solidny i klarowny. Dzięki architekturze umów prawnych w stylu Lexperts osiągamy właśnie ten cel: umowy, które działają lepiej dla Ciebie i Twojej firmy.​ Twoja firma osiągnie wyższe poziomy zaufania partnerów biznesowych i przewidywalny rozwój na przejrzystych zasadach.